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<!doctype linuxdoc system>
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<article>
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<title> PhpCompta Manuel d'utilisation</title>
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<author>
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<name>originally written by Dany De Bontridder </name>
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</author>
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<date>$Revision$</date>
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<abstract>
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Ce document est le manuel d'utilisation de PhpCompta.
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<url url="http://savannah.nongnu.org/projects/phpcompta/" name="PhpCompta Savannah">.
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Il aborde des thèmes
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comme la sécurité, l'utilisation de PhpCompta, les trucs et astuces, et
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de la documentation pour ceux qui aimeraient contribuer.
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Il ne reprend pas ce qui a déjà été dit dans l'INSTALL-fr et la
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FAQ-fr.
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Attention, ce progamme vous êtes donnés sous license GNU
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GPL, il n'est accompagné d'aucune garantie, vous l'utilisez à vos
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risques et périls.
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<!-- Table of contents -->
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<toc>
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<sect>Introduction
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<p>Merci d'utiliser PhpCompta, vous verrez que ce programme est très
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utile et très efficace. Cependant, beaucoup de personnes ne lisent pas
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la documentation et le trouve peu intuitif. Peu intuitif ?
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Probablement parce qu'il ne ressemble pas assez aux programmes qu'il
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connaisse déjà. En voulant faire simple, j'ai fait
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différent. J'espère que vous vous y habituerez ;)
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<p>Lisez ce manuel, il vous permettra de mieux utiliser ce produit.
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</sect>
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<sect>Vue Général
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<sect1>Définition des termes
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<p>
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<itemize>
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<item> Gestion : art de gérer une entreprise ou une activité
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d'indépendant
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<item> Comptabilité : tenue de journaux qui sont l'historique des
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opérations faites
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par une entreprise ou un indépendant
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<item> Catégorie de fiches : Ensemble de ficheS qui ont un point en
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commun
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exemple : Fourniture bureau est un ensemble des fiches bic, papiers,
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téléphone, électricité...
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<item> Fiche : chaque fiche correspond à un élément: un fournisseur,
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un client, un article
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<item> Journaux Comptables : Il existe au minimum 3 journaux
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indispensables à la tenue de la
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comptabilité, il s'agit du journal des ventes qui contient toutes les
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ventes effectuées, journal
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d'achat qui contient tous les achats effectués, journal financier qui
|
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contient toutes les opérations
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financières (banques, caisses)
|
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<item> Postes Comptables : afin de simplifier, chaque type d'opération
|
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a un poste comptable, c'est
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un chiffre dans un tableau. Exemple : en Belgique, 5500 représente les
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comptes bancaires, 600 les
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||
achats de fournitures... Ces postes comptables ne sont pas les mêmes
|
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dans tous les pays. Ils sont
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regroupés dans un plan comptable. En général, le plan comptable se
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subdivise en 6 grandes familles
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<itemize>
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<item>1. Les comptes de capital (immobilisé)
|
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<item>2. Les immobilisations corporelles (Actif à plus d'un an)
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<item>3. Les Stocks et commandes
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<item>4. Les comptes de tiers (clients, fournisseurs,tva)
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<item>5. Les comptes d'actifs (compte en banque,caisse...)
|
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<item>6. Les charges d'exploitations.
|
||
<item>7. Les produits d'exploitations.
|
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</itemize>
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||
<item> Débit et crédit
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||
Les postes comptables sont en partie double; l'une est le débit, l'autre est le crédit.
|
||
Les actifs diminuent quand le crédit augmente, les comptes de passifs diminuent quand
|
||
le débit augmente. Par exemple, si un compte en banque est débité, il augmente, mais dans
|
||
la vie courante, votre compte en banque est une dette que votre banque a envers vous, donc
|
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quand sa dette augmente on dit que le compte est crédité mais dans votre comptabilité, cela
|
||
correspond à l'inverse: de votre point de vue, votre compte en banque est une créance sur
|
||
votre banque donc s'il augmente, il est débité !!! Si vous trouvez que c'est curieux, c'est
|
||
tout-à-fait normal.
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</itemize>
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</p>
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</sect1>
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||
<sect1>Logiciel de comptabilité ou de gestion ?
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<sect2>Définition
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<p>
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||
La comptabilité consiste, de la manière prévue par les lois sur la comptabilité,
|
||
à enregistrer toutes les opérations d'une activité commerciale, industrielle ou artisanale.
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||
La grande différence avec la gestion est que la comptabilité est tenue
|
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en suivant des lois précises, qui, malheureusement, changent suivant le pays.
|
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||
De plus, elle doit entre autre permettre les déclarations
|
||
fiscales, permettre des analyses bilantaires et surtout être conforme à la législation.
|
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||
Ce n'est pas le cas de la gestion qui elle consiste à gérer une entreprise ou une activité
|
||
d'indépendant, ce qui inclut aussi la gestion du courrier, du personnel...
|
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||
En bref, la comptabilité est guidée par la législation tandis que la
|
||
gestion par la pratique. Un programme de comptabilité peut rendre les
|
||
services d'un programme de gestion et parfois les programmes de
|
||
gestion peuvent rendre les services d'un programme de comptabilité. La
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||
limite est floue et discutable.
|
||
</sect2>
|
||
</sect1>
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||
<sect> Mémento de comptabilité
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||
<sect1> Introduction
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<p> Ce mémento sera vraiment très bref; si vous voulez en savoir
|
||
plus, vous serez obligé d'aller chercher les livres adéquats.
|
||
Je vous conseille vivement pour la Belgique
|
||
"le Précis de comptabilisation de Joseph Antoie et Jean Paul Cornil. Ed. De Boeck Université".
|
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<p>
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Cependant, sur le site de PhpCompta vous trouverez des liens qui
|
||
devraient vous aider à commencer cette matière.
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</sect1>
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<sect1> Le Bilan
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<p> L'un des objectifs de la comptabilité est de pouvoir établir un bilan qui
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donnera une idée de la santé de la société.
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||
<p>Le bilan correspond aussi à une obligation légale.
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<p>Le bilan est en deux parties. La partie droite représente les comptes
|
||
d'actifs tandis que la partie gauche représente le passif. Il faut que
|
||
les deux colonnes aient le même total. Ce qui est normal puisque toute
|
||
opération financière comprend une opération de débit - crédit.
|
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</sect1>
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<sect1> Les comptes actifs / passifs <label id="comptesap">
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<p>
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||
Il existe une première catégorie de compte (classe 1 à 5) qui est
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||
divisée en deux sortes de comptes : les comptes d'actifs et les comptes
|
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de passifs.
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<p>
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||
Si un compte est débité alors forcément au moins un autre compte sera
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crédité
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<p>
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Exemple
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||
Un client paie sa facture sur votre compte en banque on aura alors
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<verb>
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Banque (débit)
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à
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||
Client (crédit)
|
||
</verb>
|
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</p>
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<p>
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||
Pour bien comprendre les comptes on les schématise par le T
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||
<verb>
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compte
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---------------------------+--------------------------------
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||
débit | crédit
|
||
|
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||
</verb>
|
||
</p>
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<p>
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||
La dette du client diminue mais votre compte en banque augmente. Et
|
||
toutes les opérations comptables sont ainsi. La convention veut que
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||
l'on commence toujours par le compte débité puis le compte crédité. Il
|
||
faut toujours garder un mémoire
|
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<itemize>
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<item> L'actif augmente au débit et diminue au crédit
|
||
<item> Le passif augmente au crédit et diminue au débit
|
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</itemize>
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<p>
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Les comptes d'actifs sont les comptes comme les comptes en banque, les
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||
créances, le matériel que vous possédez. Ce sont les ressources.
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<p>
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Les comptes de passifs sont les dettes, les emprunts,.... Ce sont les
|
||
Emplois.
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</sect1>
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<sect1> Les comptes de résultats
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<p> Il y a deux sortes de compte de résultat, les classes 6 et
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7.
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<sect2> Les charges
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<p> Les charges (classe 6) représentent toutes les dépenses de votre
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entreprise: loyer, paiement au personnel, charge d'intérêt...
|
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||
Les charges augmentent au crédit mais certains comptes peuvent aussi
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être diminués.
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||
Par exemple, vous encodez une facture d'électricité, vous auriez
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<verb>
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||
Charge électricité
|
||
à
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||
Fournisseur
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||
</verb>
|
||
Remarquez qu'ici on encode la facture, la reconnaissance de
|
||
notre dette envers le fournisseur d'électricité et pas du tout le
|
||
paiement! Ce paiement se fera dans le journal financier
|
||
par l'écriture Fournisseur à
|
||
banque: la créance de votre fournisseur diminue notre compte en banque
|
||
diminue. voir les explications de la section
|
||
<ref id="comptesap" name="comptes actifs passifs">, tandis que
|
||
la reconnaissance de dette se fera dans un journal d'achat.
|
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</sect2>
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||
<sect2> Les produits
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<p> C'est très simple, les produits sont tout simplement ce que vous
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vendez, gagnez comme intérêts financiers, bref, les produits; ce sont
|
||
aussi les créances que vous avez.
|
||
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||
<p>Le paiement de vos créances, devrait se faire avec les comptes de
|
||
banques et de débiteurs. Cependant, il arrive souvent que l'on ne
|
||
passe pas par des comptes débiteurs mais directement en faisant banque
|
||
à produits... Ce qui devrait être évité.
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</sect2>
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<sect2> Les pièces justificatives.
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||
<p>Toutes les pièces justificatives (extrait de compte en banque, factures,
|
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...) doivent être numérotées.
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<p> Le numéro de la pj doit être soit celui de l'opération dans le grand-livre,
|
||
soit celui du livre centralisé où l'opération a été inscrite. Il est important
|
||
que ce numéro vienne du livre centralisé puisque lors de la centralisation, les
|
||
opérations sont réordonnées par date.
|
||
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||
</sect2>
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||
</sect1>
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||
<sect1> Belgique Fiscalité, TVA
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<p> Toutes les requalifications des montants doivent
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se faire par le journal des opérations diverses
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<p>
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Utilisez toujours les comptes 67xxx pour toutes les opérations
|
||
fiscales non déductibles de votre bénéfice par exemple :versement anticipé d'impôt,
|
||
paiement de l'impôt, dépense non admise: partie non déductible de
|
||
certains frais ( voiture, restaurant...).
|
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||
<sect2> Déclaration TVA
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<p> Pour faire votre déclaration tva, vous pouvez utiliser les
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balances des comptes ou <ref id="rapport" name="les rapports"> .
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<p>
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Attention NE PAS REPRENDRE LES
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||
MONTANTS AINSI !!!. Avant de faire votre déclaration, vous devez d'abord
|
||
rectifier les montants. Par exemple, 50% de la tva sur la voiture n'est
|
||
pas récupérable par la tva mais par l'impôt des société.
|
||
Il faut "déplacer" 50% de cette tva dans un poste comptable "tva non
|
||
admises",
|
||
cela devrait être un compte de la classe 6 (donc 6xxxx à 411xxx), les charges
|
||
augmentent mais la tva à récupérer diminue, ce qui est logique puisque
|
||
cette tva est à récupérer par l'impôt des sociétés.
|
||
|
||
<p> Idem pour les frais de restaurant, ne pas oublier pendant les
|
||
travaux de fin d'exercice,d'imputer 50% du total de vos frais de
|
||
restaurant à un compte de dépenses non admises. Il n'est pas dans le
|
||
PCMN donc créez le poste vous-même (classe 67).
|
||
|
||
<p> Ensuite, vous pouvez utiliser le rapport "déclaration de tva",
|
||
pensez à l'adapter à vos besoins
|
||
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||
</sect2>
|
||
<sect2>Opérations comptables pour la TVA
|
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<p>Les écritures comptables : chaque trimestre vous devez payer un acompte de
|
||
tva qui est égal au tiers du montant dû à la dernière déclaration
|
||
<verb>
|
||
4117 Acompte TVA
|
||
5500 Banque
|
||
</verb>
|
||
A la fin du trimestre, il faut regrouper tous les comptes TVA.
|
||
Si vous devez payer la TVA
|
||
<verb>
|
||
451x TVA à payer
|
||
à
|
||
411x TVA à récupérer
|
||
4117 Acompte sur TVA
|
||
4519 Compte TVA
|
||
</verb>
|
||
Si vous devez récupérer de la TVA
|
||
<verb>
|
||
451x TVA à payer
|
||
4119 Compte TVA
|
||
à
|
||
411x TVA à récupérer
|
||
4117 Acompte sur TVA
|
||
|
||
</verb>
|
||
Quand vous recevrez la déclaration constatant votre créance
|
||
<verb>
|
||
4118 TVA à rembourser par l'administration
|
||
à
|
||
4119 Compte TVA
|
||
</verb>
|
||
Ensuite, utilisez le compte 4519 ou 4118 avec un compte en banque quand vous
|
||
recevrez ou paierez la TVA
|
||
|
||
</sect2>
|
||
<sect2>Déclaration Assujetti TVA
|
||
<p>Vous pouvez directement faire votre déclaration assujetti.
|
||
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||
<p> Vous devez pour cela aller dans le menu "impression", puis "Liste
|
||
Client Assujetti". Vous donnez l'année, cliquez sur "Impression". A ce
|
||
moment-là, vous n'avez que la totalité des clients, vous pouvez le
|
||
recopier à la main sur le formulaire ad-hoc (doc/fr_BE_listing-client.pdf).
|
||
|
||
<p>Si vous continuez en cliquant sur déclaration magnétique, un
|
||
fichier sera généré conformément à
|
||
doc/fr_BE_liste-client-nonpapier.pdf. Vous sauvez ce fichier sur une
|
||
disquette ou un CDROM et vous l'envoyez à votre administration de
|
||
tva. N'oubliez pas : vous devez tout d'abord lire et imprimez en 3
|
||
exemplaires l'annexe 6 (note d'accompagnement)
|
||
</sect2>
|
||
</sect1>
|
||
<sect1>Fiscalité Belgique : Impôts
|
||
<sect2>Pendant l'exercice
|
||
<p>Pendant toute l'année, vous payez probablement des versements
|
||
anticipés d'impôts. Dans votre comptabilité cela doit apparaître
|
||
ainsi
|
||
<verb>
|
||
6700 Impôt et précomptes dus ou versés
|
||
à
|
||
5500 Banque
|
||
</verb>
|
||
|
||
<p>Les versements anticipés d'impôt ne sont pas des charges déductibles
|
||
|
||
</sect2>
|
||
<sect2>Fin d'exercice
|
||
<p>A la fin de l'exercice, vous devez estimer l'impôt. Soit vous pensez
|
||
que vous aurez à rembourser soit à payer.
|
||
|
||
<sect3>Remboursement d'impôt:
|
||
<p>Dans ce cas, vous passerez les écritures suivantes
|
||
<verb>
|
||
4120 Impôt estimé à récupérer
|
||
à
|
||
6701 Excédent de versements d'impôt
|
||
</verb>
|
||
</sect3>
|
||
<sect3> Dette envers l'impôt
|
||
<p>Dans ce cas, vous passerez les écritures suivantes
|
||
<verb>
|
||
6702 Charges fiscales estimées
|
||
à
|
||
4500 Dettes fiscales estimées
|
||
</verb>
|
||
</sect3>
|
||
</sect2>
|
||
<sect2>L'année suivante
|
||
<p>L'année suivante, vous recevez votre extrait de rôle.
|
||
Suivant que vous ayez prévu d'avoir une dette et une créance d'impôt, il
|
||
y aura des écritures différentes.
|
||
<sect3>Premier cas, vous pensez avoir une créance.
|
||
<sect4>La créance estimée est inférieure à ce que vous allez vraiment recevoir.
|
||
<p>Autrement dit, vous avez sous-estimé votre créance
|
||
Dans ce cas, les écritures seront
|
||
<verb>
|
||
4121 Impôt à récupérer
|
||
à
|
||
7710 Régularisation d'impôt dû ou versé
|
||
4120 Impôt estimé à récupérer
|
||
</verb>
|
||
|
||
</sect4>
|
||
<sect4>la créance estimée est supérieure à ce que vous allez vraiment
|
||
recevoir,
|
||
<p>c'est-à-dire, surestimation de la créance. vous recevrez moins que
|
||
prévu.
|
||
<verb>
|
||
4121 Impôt à récupérer
|
||
à
|
||
6710 Supplément d'impôt dû ou versé
|
||
4120 Impôt estimé à récupérer
|
||
</verb>
|
||
|
||
</sect4>
|
||
<sect4>Vous avez correctement estimé votre créance.
|
||
<p>Dans ce cas, vous devez simplement faire
|
||
<verb>
|
||
4121 Impôt à récupérer
|
||
à
|
||
4120 Impôt estimé à récupérer
|
||
</verb>
|
||
Et quand l'argent tombera sur votre compte
|
||
<verb>
|
||
5500 Banque
|
||
à
|
||
4121 Impôt à récupérer
|
||
</verb>
|
||
Si vous décidez de le reporter en tant que versement anticipé
|
||
d'impôt.
|
||
<verb>
|
||
6700 Impôt dû ou versé
|
||
à
|
||
4121 Impôt à récupérer
|
||
</verb>
|
||
</sect4>
|
||
</sect3>
|
||
<sect3>Second cas, vous pensez avoir une dette fiscale
|
||
<sect4>L'estimation de votre dette fiscale est supérieure à
|
||
ce que vous allez vraiment payer.
|
||
<p>Autrement dit, vous payez
|
||
moins d'impôt que prévu.
|
||
<verb>
|
||
4500 Dettes fiscales estimées
|
||
à
|
||
7710 Régularisation d'impôt dû ou versé
|
||
4520 Impôt et taxes à payer
|
||
</verb>
|
||
|
||
</sect4>
|
||
<sect4>L'estimation de votre dette fiscale est inférieure à
|
||
ce que vous allez vraiment payer.
|
||
<p>Autrement dit, vous payez plus d'impôt que prévu.
|
||
<verb>
|
||
4500 Dettes fiscales estimées
|
||
6710 Supplément d'impôt dû
|
||
à
|
||
4520 Impôt et taxes à payer
|
||
|
||
</verb>
|
||
|
||
</sect4>
|
||
<sect4>Vous avez correctement évalué votre dette fiscale.
|
||
<p>Les écritures à passer seront donc
|
||
<verb>
|
||
4500 Dettes fiscales estimées
|
||
à
|
||
4520 Impôt et taxes à payer
|
||
</verb>
|
||
Puis lors du paiement
|
||
<verb>
|
||
4520 Impôt et taxes à payer
|
||
à
|
||
5500 Banque
|
||
</verb>
|
||
|
||
</sect4>
|
||
</sect3>
|
||
</sect2>
|
||
</sect1>
|
||
<sect1> Fiscalité France
|
||
<p> Pas reçu de doc ni d'aide sur ce sujet désolé
|
||
|
||
</sect1>
|
||
<sect1>Ecriture de fin d'exercice comptable (Belgique)
|
||
<p> Chaque année est composée de 13 périodes, les 12 premières font exactement
|
||
un mois mais la 13ième est toujours sur un seul jour : le 31
|
||
décembre.
|
||
C'est cette période qui sera la période de clôture de l'année comptable.
|
||
|
||
<p>Pour commencer, changez vos préférences pour avoir cette période
|
||
par défaut.
|
||
Normalement vous ne devrez utiliser que le journal des Opérations diverses et
|
||
aucun autre.
|
||
|
||
<p>Ensuite, imprimez une balance des comptes de l'année écoulée.
|
||
Cela fait, le reste est assez facile.
|
||
|
||
<sect2> Les amortissements
|
||
<p> Dans la comptabilité Belge, vous trouverez ce qu'il y a à amortir
|
||
dans le poste 24xxx,
|
||
imprimez ces fiches et calculez l'amortissement pour
|
||
l'année, ensuite en opération diverse, vous l'imputerez ainsi
|
||
<verb>
|
||
63xxx Dotation aux amortissements
|
||
à
|
||
2409xxxx Amortissement
|
||
</verb>
|
||
|
||
Evidemment les postes comptables peuvent un peu changer suivant la
|
||
façon dont
|
||
vous avez adapté votre plan comptable. Faites tout de même attention à
|
||
ne pas
|
||
mélanger ce que vous avez acheté il y a deux ans et l'année passée.
|
||
Normalement, chaque élément faisant l'objet d'un amortissement
|
||
doit avoir un plan d'amortissement, c'est-à-dire un document qui
|
||
décrit
|
||
ce qui est amorti, indique la valeur d'acquisition et quelle somme
|
||
sera amortie sur quelle année.
|
||
Le document est de format libre, le mieux est d'utiliser
|
||
une feuille du tableur d'OpenOffice.org pour résumer tout ce qui doit
|
||
être amorti.
|
||
Ce document est appelé tableau d'amortissement. Attention les montants
|
||
sont hors tva !!!!
|
||
<verb>
|
||
exemple :
|
||
bureau valeur d'acquisition 500euros acheté en 2003
|
||
Amorti en 2003 100 euros
|
||
Amorti en 2004 100 euros
|
||
Amorti en 2005 100 euros
|
||
Amorti en 2006 100 euros
|
||
Amorti en 2007 100 euros
|
||
PC valeur d'acquisition 1200euros acheté en 2002
|
||
Amorti en 2002 = 400 euros
|
||
Amorti en 2003 = 400 euros
|
||
Amorti en 2004 = 400 euros
|
||
|
||
Total à amortir en 2003 = 100 (pour le bureau) + 400 (pour le PC)
|
||
</verb>
|
||
</sect2>
|
||
<sect2> Les dépenses non admises
|
||
<p> Dans la fiscalité belge,
|
||
il s'agit entre autre de 50% des restaurants, 25% des frais de voiture
|
||
(taxes de roulage, car wash...),
|
||
des versements anticipés d'impôt et des paiements des impôts d'années
|
||
antérieures.
|
||
|
||
Vous devez donc utiliser le compte 67xxx pour diminuer les charges de
|
||
leur partie non déductible
|
||
</sect2>
|
||
<sect2>Reclassement des Charges, Produits et Dettes
|
||
<p> Il faut tout d'abord retrouver tous les fournisseurs non payés
|
||
au 31 décembre
|
||
et vérifier qu'ils n'ont pas été payés dans le courant de janvier ou
|
||
de février.
|
||
Si c'est le cas on aura un reclassement de dettes, sinon on devra
|
||
penser
|
||
que la dette a été payée par le gérant ou que la dette est toujours
|
||
due.
|
||
Cela doit se régler au cas par cas.
|
||
|
||
Il faut aborder la régularisation des comptes de charges et des
|
||
produits (comptes 490, 491, 492, ,493) , les dettes supérieures à un
|
||
an échéant dans l'année... (doit être complèté).
|
||
</sect2>
|
||
|
||
<sect2>Les variations de stocks
|
||
<p>En fin d'année, il faut faire l'inventaire du stock. Soit on a
|
||
plus de marchandises que ce qu'il est
|
||
inscrit dans notre comptabilité, on aura alors une réduction de charge
|
||
(340 à 6094) soit on aura moins de marchandises que
|
||
prévu, dans ce cas il y aura une augmentation des charges (6094 à
|
||
340). (INCOMPLET)
|
||
|
||
</sect2>
|
||
<sect2>Compte de l'exploitant
|
||
<p>Certaines dépenses ont été payées par le gérant ou l'administrateur en liquide.
|
||
Donc ces paiements ne figureront pas dans les extraits de compte de la banque.
|
||
La seule façon de faire est d'utiliser les comptes 4890 dans le cas d'une dette envers
|
||
le gérant ou 4160 dans le cas d'une créance sur le gérant.
|
||
Il faut donc solder ces comptes et constater la dette ou la créance.
|
||
|
||
|
||
</sect2>
|
||
<sect2> Affectation du résultat
|
||
<p>La dernière étape avant le
|
||
bilan: affecter le résultat de l'exercice, que ce soit un bénéfice ou
|
||
une perte. Vous pouvez utiliser l'impression -> bilan pour vérifier,
|
||
il ne peut pas y avoir de différences entre le total du passif et le
|
||
total de l'actif. S'il y en a une, elle correspond souvent à une perte
|
||
ou un bénéfice.
|
||
|
||
</sect2>
|
||
</sect1>
|
||
<sect1>Salaire et Compte de gérant
|
||
<p>Le gérant utilisera les comptes 4890 et 4160 pour gérer l'argent
|
||
qu'il prélève ou
|
||
qu'il avance à sa société. Ces comptes peuvent aussi être utilisés lors
|
||
du
|
||
paiement des salaires. Il est important de rappeler qu'en Belgique,
|
||
il est nécessaire
|
||
de payer le précompte professionnel.
|
||
|
||
</sect1>
|
||
</sect>
|
||
|
||
<sect>Sécurité
|
||
<sect1> Introduction
|
||
<p>
|
||
PhpCompta a sa propre sécurité, cependant si vous voulez vraiment
|
||
sécuriser votre comptabilité, vous devez prendre en compte qu'il ne
|
||
suffit de sécuriser votre serveur et phpcompta mais aussi les
|
||
programmes sur lequel le programme s'appuie. C'est-à-dire Apache,
|
||
utilisation de https à la place de http, de PostGresql, de l'utilisation
|
||
des odbc, de l'encryption des backups, de la traque des mots de passe
|
||
trop faciles à deviner,... La liste est longue et c'est l'ensemble des
|
||
mesures qui déterminera la sécurité de vos données, il suffit d'une
|
||
seule faiblesse pour que la sécurité soit insuffisante. Le sujet
|
||
est très vaste, il englobe trop de choses. C'est pourquoi nous ne
|
||
traiterons que de PhpCompta uniquement et un tout petit peu de
|
||
PostgreSql.
|
||
<p>
|
||
</sect1>
|
||
<sect1> Base de données
|
||
<p>
|
||
En tout premier lieu, si vous avez réussi à tout installer, vous
|
||
devez ajouter une sécurité à l'accès de vos database. Donc n'essayez
|
||
pas d'utiliser install.sh quand la sécurité par mot de passe est
|
||
activée !!! Ou alors mettez le mot de passe dans ~/.pgpass de
|
||
l'utilisateur phpcompta
|
||
|
||
Dans include/constant.php changez le mot de passe (ligne
|
||
phpcompta_password), il contient dany par défaut.
|
||
|
||
|
||
En tant
|
||
qu'utilisateur postgres, ajoutez un mot de passe à votre utilisateur
|
||
phpcompta avec la commande //
|
||
psql -c "alter user phpcompta password 'votre_mot_de_passe'"
|
||
Ce mot de passe est évidemment celui dont on a parlé au paragraphe
|
||
précédent.
|
||
|
||
|
||
Ensuite changez le pg_hba.conf et mettez les lignes suivantes.
|
||
<verb>
|
||
host all all 172.16.31.0 255.255.255.0 md5
|
||
local all all md5
|
||
host all all 127.0.0.1 255.255.255.255 md5
|
||
</verb>
|
||
La première ligne correspond à mon réseau privé.
|
||
|
||
Relancez postgres, voilà maintenant un mot de passe sera toujours
|
||
requis, n'oubliez pas de mettre un mot de passe à vos
|
||
superutilisateurs PostgreSql avant de changer, sinon vous ne pourrez
|
||
plus vous connecter.
|
||
|
||
Pour changer le port de postgresql, il suffit de changer dans
|
||
constant.php, la valeur phpcompta_psql_port, n'oubliez pas de changer
|
||
le paramétrage de postgresql.
|
||
|
||
Ensuite, changez les droits sur le répertoire où sont vos fichiers
|
||
avec chmod 700, attention : le propriétaire des fichiers doit être le
|
||
même que celui du process httpd, pour vérifier faites ps -ef|grep
|
||
httpd, le propriétaire du processus httpd se trouve dans la première
|
||
colonne.
|
||
Exemple chez moi, le propriétaire est apache
|
||
<verb>
|
||
root@july data]# ps -ef|grep httpd
|
||
root 24540 1 0 22:47 ? 00:00:00 /opt/http2//bin/httpd -k start
|
||
apache 24541 24540 0 22:47 ? 00:00:00 [httpd]
|
||
apache 24542 24540 0 22:47 ? 00:00:00 [httpd]
|
||
apache 24543 24540 0 22:47 ? 00:00:00 [httpd]
|
||
apache 24544 24540 0 22:47 ? 00:00:00 [httpd]
|
||
apache 24545 24540 0 22:47 ? 00:00:00 [httpd]
|
||
root 24555 23968 0 22:56 pts/0 00:00:00 grep httpd
|
||
|
||
</verb>
|
||
</sect1>
|
||
|
||
|
||
<sect1> PhpCompta
|
||
<p>
|
||
Dans PhpCompta, le module de sécurité permet d'établir quel
|
||
utilisateur peut accéder à quel dossier, ce qu'il peut y faire,
|
||
les journaux auquels il peut accéder... Chaque fois qu'une page est chargée,
|
||
le mot de passe et le login utilisateur sont vérifiés pour savoir si
|
||
primo il a accès à ce qu'il a demandé et secundo si son compte
|
||
est actif et que le mot de passe fourni est valide. Ces valeurs sont
|
||
stockées sur le serveur. Peu de système vérifie aussi souvent les
|
||
permissions d'un utilisateur. Evidemment utiliser le cache de
|
||
l'explorateur pour découvrir ces informations est une perte de
|
||
temps, utiliser son historique pour accéder à vos données ne
|
||
fonctionnera pas non plus.
|
||
|
||
<p>Pour ajouter un utilisateur, vous devez tout d'abord avoir les droits
|
||
admin et créez l'utilisateur. A ce moment-là, il n'a accès à rien du
|
||
tout. Il faut ensuite se connecter à un dossier sur lequel vous avez
|
||
des droits admin et l'ajouter, par défaut il ne peut rien faire. A
|
||
vous de spécifier ce à quoi il peut accéder et son droits par défaut
|
||
(écriture ou lecture). De cette façon, un utilisateur (sauf avec des
|
||
droits admin ) ne peut pas accéder à des nouveaux dossiers. Chaque
|
||
accès doit être donné explicitement.
|
||
|
||
<p>Dans un dossier, un utilisateur a toujours un droit par défaut. Si par
|
||
exemple, son droit par défaut est de lire il pourra lire tout
|
||
ce qu'il veut et écrire uniquement dans ce qui a été explicitement
|
||
permis. Si son droit par défaut est d'écrire, c'est l'inverse : il
|
||
pourra écrire partout sauf là où c'est explicitement défendu.
|
||
Le sens d'écrire dans ce contexte-ci doit se comprendre
|
||
comme la capacité à pouvoir ajouter ou modifier des informations.
|
||
<sect2>Sécurité au sein d'un dossier
|
||
<p>Dans chaque dossier, vous devez donner les droits des
|
||
utilisateurs. Il y a les journaux et les actions. Les journaux sont
|
||
les journaux auquels vous avez ou non accès. Avoir accès en ajout à un
|
||
journal de vente permet automatiquement de générer des factures et de
|
||
les imprimer.
|
||
<p>
|
||
Les actions
|
||
<itemize>
|
||
<item> Accès au Grand Livre : vous permet d'accèder au GrandLivre et
|
||
donc de voir toutes les opérations.
|
||
<item> Impression : accès aux impressions, attention, cela permet à
|
||
ceux qui ont cet accès de pouvoir imprimer et exporter, les fiches
|
||
(banques, clients...) !!! Dans le cas, où vous souhaitez que
|
||
l'utilisateur puisse générer et imprimer des pièces (facture, lettre
|
||
de rappel) ce droit-ci n'est pas nécessaire.
|
||
<item> Création et modification des rapports : menu avancé, vous
|
||
permet de créer vos propres rapports
|
||
<item> Mise à jour Plan Comptable
|
||
<item> Gestion Journaux : dans le menu avancé, configuration des journaux
|
||
<item> Paramètres : gestion des taux TVA, paramètre société, ...
|
||
<item> Centralise
|
||
<item> Lecture des fiches : pour rechercher une fiche, cette action est
|
||
nécessaire pour ceux qui doivent encoder dans les journaux ou dans les
|
||
modules de gestion
|
||
<item> Voir le stock
|
||
<item> Modifie le stock: permet de modifier manuellement le stock,
|
||
celui-ci sera de toute façon modifié par les actions d'achat et de vente.
|
||
<item> Fiche ajout et modification : pour pouvoir ajouter ou
|
||
modifier une fiche
|
||
<item> Voir la balance des comptes : pour voir la balance des comptes,
|
||
nécessaire d'avoir aussi l'accès Impression
|
||
<item> Import et export des écritures d'ouverture
|
||
<item> Module Suivi Document : module gestion, permet de lire et
|
||
d'ajouter des actions ainsi que de générer certains documents tels que
|
||
lettre de rappel, courrier...
|
||
<item> Module Client
|
||
<item> Module Fournisseur : module gestion
|
||
<item> Module Administration : module gestion
|
||
<item> Module Gestion: module gestion, sans ceci vous ne pouvez pas
|
||
du tout accèder à la gestion.
|
||
</itemize>
|
||
<p>Dans chaque dossier, vous devez donner les droits des
|
||
utilisateurs. Il y a les journaux et les actions. Les journaux sont
|
||
les journaux auquels vous avez ou non accès.
|
||
|
||
|
||
<p>
|
||
Les actions
|
||
<itemize>
|
||
<item> Accès au Grand Livre : vous permet d'accèder au GrandLivre et
|
||
donc de voir toutes les opérations.
|
||
<item> Impression : accès aux impressions
|
||
<item> Formulaire : menu avancé, vous permet de créer vos propres
|
||
formulaires
|
||
<item> Mise à jour Plan Comptable
|
||
<item> Gestion Journaux : dans le menu avancé, configuration des journaux
|
||
<item> Paramètres : gestion des taux TVA, paramètre société, ...
|
||
<item> Centralise
|
||
<item> Fiche Read : pour rechercher une fiche
|
||
<item> Voir le stock
|
||
<item> Modifie le stock: permet de modifier manuellement le stock,
|
||
celui-ci sera de toute façon modifié par les actions d'achat et de vente.
|
||
<item> Fiche ajout : pour pouvoir ajouter une fiche
|
||
<item> Voir la balance des comptes : pour voir la balance des comptes,
|
||
nécessaire d'avoir aussi l'accès Impression
|
||
<item> Import et export des écritures d'ouverture
|
||
<item> Module Suivi Document : module gestion
|
||
<item> Module Client : module gestion
|
||
<item> Module Fournisseur : module gestion
|
||
<item> Module Administration : module gestion
|
||
<item> Module Gestion: module gestion
|
||
</itemize>
|
||
</sect2>
|
||
|
||
|
||
</sect1>
|
||
</sect>
|
||
|
||
<sect> Gestion de stock
|
||
<p> PhpCompta vient avec un système minimum de gestion de stock,
|
||
c'est-à-dire qu'il permet de suivre un stock grâce aux action de vente
|
||
et d'achat, et de diminuer ou d'augmenter manuellement le stock; mais
|
||
il ne gére pas les commandes. Pour commander des marchandises, il faut
|
||
pour l'instant passer par gestion->action, et ajouter des documents de
|
||
commandes.
|
||
|
||
<p>Attention à la date, on ne tient compte pour le stock que de ceux
|
||
de l'année et non ceux de l'exercice s'il est plus d'un an.
|
||
|
||
<p> Cela étant précisé, voyons ce qu'on peut faire avec ce module de
|
||
stock.
|
||
|
||
<p> Pour toutes les marchandises dont vous voulez gérer le stock, il
|
||
faut ajouter l'attribut gestion de stock, vous devez y mettre un code,
|
||
et exactement le même code dans sa contrepartie. Les mêmes
|
||
marchandises ont toujours deux fiches : l'une pour la vente et l'autre
|
||
pour l'achat, la seule façon de lier ces fiches est de leur donner le
|
||
même code de stock.
|
||
|
||
<p>Bien faire attention à ce code, il doit être le même pour les fiches
|
||
achats et ventes de la même marchandise, si vous utilisez ce code
|
||
stock pour deux marchandises différentes, vous ne serez plus en mesure
|
||
de faire la différence entre ces 2 marchandises dans le stock.
|
||
|
||
<p>Il doit être bien clair, qu'il y a
|
||
deux fiches pour cette marchandise, l'une à la vente et l'autre à
|
||
l'achat. Il y a deux raisons à cet état de chose :
|
||
<itemize>
|
||
<item>La première, est que les postes comptables des marchandises à
|
||
vendre et à acheter ne sont pas les mêmes.
|
||
<item>La seconde est qu'ainsi vous pouvez faire correspondre plusieurs
|
||
fiches avec le même code de gestion de stock, par exemple, au lieu d'avoir
|
||
un stock par boisson, vous pouvez décider d'avoir le même code de
|
||
stock pour toutes les boissons. Petite illustration: imaginons que
|
||
quelqu'un qui vend du coca, du fanta et du sprite souhaite uniquement
|
||
connaitre le total des différentes boissons. Et donc s'il vend du coca
|
||
ou du fanta, son stock diminue; dans ce cas, il ne sera pas capable de
|
||
savoir combien il a exactement de cannettes de chaque sorte, il ne
|
||
connaitra que le total des cannettes.
|
||
</itemize>
|
||
|
||
<p>Les achats et les ventes vont
|
||
automatiquement mettre le stock à jour si on fait ces opérations dans
|
||
les journaux achats et ventes uniquement.
|
||
|
||
|
||
|
||
<sect1>Configurer le système
|
||
<p>Ajouter des fiches de marchandises (en achat et vente) et adapter
|
||
votre journal d'achat et de vente pour qu'ils tiennent compte de ces
|
||
nouvelles fiches.
|
||
|
||
<p>N'oubliez pas d'ajouter l'attribut "Gestion de stock" pour ces
|
||
fiches, pour ce faire cliquez sur le nom de la famille de fiches (à
|
||
côté de liste).
|
||
|
||
|
||
N'oubliez pas qu'en fin d'année, on fait l'inventaire et on compare le
|
||
stock du début de l'année avec celui de la fin d'année, et cela donne
|
||
lieu à une écriture comptable de variation de stock, normalement dans
|
||
le journal des opérations diverses.
|
||
|
||
</sect1>
|
||
|
||
<sect1>Premier cas: une marchandise achetée=une marchandise vendue
|
||
<p> Ceci est le cas le plus simple, admettons que vous vendiez la
|
||
marchandises A et que quand vous la vendez, votre stock diminue.
|
||
|
||
Dans le menu Fiche, dans les marchandises à vendre ajoutez un nom de
|
||
gestion de stock ou un barre-code. Exemple MARCHA. Faites la même
|
||
chose pour la marchandise à vendre.
|
||
|
||
Maintenant, après avoir adapté le journal de vente et d'achat pour que
|
||
ces fiches soient utilisée (avancé->journaux). Vous constaterez que
|
||
quand vous vendez votre stock diminue et qu'à l'achat, il augmente, ce
|
||
qui est logique.
|
||
|
||
Le menu Stock vous montre l'état de votre stock. Si certaines
|
||
marchandises ou été volées, détruites ou retournées, vous pouvez
|
||
manuellement modifier le stock; en cliquant sur MARCHA, vous voyez le
|
||
détail du stock, vous avez une ligne pour modifier le stock, si vous
|
||
entrez un nombre négatif, le stock va diminuer du nombre d'unité
|
||
indiqué, avec un nombre positif, il augmentera.
|
||
|
||
si vous êtes un cafetier et que quand vous
|
||
achetez une bouteille de soda, vous le vendez par verre; si vous
|
||
souhaitez suivre les stocks des vente, vous pourriez dire qu'une
|
||
bouteille à l'achat vaut 5 unités, et à la vente une seule.
|
||
|
||
</sect1>
|
||
|
||
<sect1>Second cas: uniquement à l'achat
|
||
<p>Dans ce cas-ci, vous ne voulez suivre que le nombre d'unité
|
||
achetée, par exemple, si vous êtes un cafetier et que quand vous
|
||
achetez une bouteille de soda, vous le vendez par verre; et vous ne
|
||
souhaitez pas faire le suivi de chaque verre vendu. Les unités de
|
||
stocks n'acceptent que 4 décimales maximum.
|
||
|
||
<p>Il suffit simplement de mettre un code sur la marchandise à l'achat
|
||
et c'est tout.
|
||
|
||
<p>Dans ce cas-ci, il vous suffit de regarder la quantité achetée, et
|
||
celle qu'il vous reste réellement, cela vous donne par simple
|
||
soustraction, la quantité vendue.
|
||
|
||
<p>Il vous suffit maintenant de changer manuellement.
|
||
|
||
|
||
</sect1>
|
||
<sect1>Plusieurs fiches pour un même stock
|
||
<p>Imaginons que pour une certaine marchandise (MARCHA), vous avez
|
||
crééez une fiche quand vous l'achetez à un fournisseur et une autre
|
||
fiche quand vous l'achetez à un autre fournisseur. Parce que par
|
||
exemple, les prix sont différents, ou pour n'importe quelle autre
|
||
raison qu'il vous plaira.
|
||
|
||
<p>Dans ce cas, il suffit d'utiliser le même code de gestion pour
|
||
toutes ces fiches, automatiquement elles seront rassemblées dans la
|
||
gestion de stock.
|
||
|
||
</sect1>
|
||
</sect>
|
||
|
||
<sect>Domaines
|
||
<sect1>Définition
|
||
<p> Il est possible d'avoir phpcompta installé plusieurs fois
|
||
sur votre machine dans des "virtual host" différents; mais si vous
|
||
le faites, vous remarquerez que
|
||
les différents sites phpcompta (virtual host) accèdent aux
|
||
mêmes bases de données.
|
||
|
||
<p> Pour éviter cela, on utilise les domaines. Les domaines sont
|
||
donc l'ensemble des bases de données pour un virtual host donné,
|
||
cela comprend non seulement le repository mais aussi les bases
|
||
de données contenant les dossiers et les modèles.
|
||
|
||
<p>Le domaine sera matériellement
|
||
concrétisé par un préfixe pour vos bases de données. Donc chaque
|
||
application PhpCompta aura ses propres bases de données.
|
||
|
||
</sect1>
|
||
<sect1>Mise en place
|
||
<p> Pour utiliser les domaines, il suffit de retrouver la ligne
|
||
<verb>
|
||
define ("domaine","");
|
||
</verb>
|
||
dans le fichier include/constant.php et de la transformer en
|
||
<verb>
|
||
define ("domaine","mon_domaine");
|
||
</verb>
|
||
Attention: comme cela sert à nommer les bases de données, les limitations
|
||
sont les mêmes que celle des noms de bases de données : pas d'espace, de point
|
||
virgule,...
|
||
|
||
</sect1>
|
||
<sect1>Utilisation
|
||
<p>L'utilisation des domaines est tout-à-fait invisible pour l'utilisateur
|
||
et pour l'application. Le seul véritable changement est que les noms
|
||
de base de données sont différents.
|
||
|
||
<p>Chaque "virtual host" d'apache accèdera donc à son propre système
|
||
de base de données.
|
||
|
||
</sect1>
|
||
</sect>
|
||
<sect> Le module de comptabilité
|
||
<p> Après toute cette théorie, il est temps d'apprendre à utiliser
|
||
PhpCompta
|
||
|
||
<sect1>Journaux <label id="journaux">
|
||
<p> Il existe 4 sortes de journaux
|
||
<itemize>
|
||
<item> Vente regroupant les ventes
|
||
<item> Achat Celui regroupant les achats
|
||
<item> Financier Celui regroupant tous les mouvements financiers (banque, caisse...)
|
||
<item> Opérations divers Et celui regroupant toutes les autres
|
||
opérations (augmentation de bilan, amortissement,... )
|
||
</itemize>
|
||
Pour la création voir <ref id="avance_journal" name="avance_journal">
|
||
|
||
<p> Dans tous les journaux, vous avez le menu "nouvelle" et "voir" au
|
||
minimum, "nouvelle" pour nouvelle opération et voir pour voir les
|
||
opérations de la période en cours ou de toutes les périodes.
|
||
|
||
|
||
<sect2>Grand Livre
|
||
<p>Ce journal-ci est un peu spécial. En fait, il rassemble tous les
|
||
journaux dans un seul, on ne peut pas y écrire directement mais on y
|
||
voit toutes les opérations en provenance de tous les journaux.
|
||
|
||
|
||
</sect2>
|
||
<sect2>Entrée ou Journal des Ventes
|
||
<p>Le journal des ventes regroupe les opérations de vente, donc ce que
|
||
vous vendez. En mode utilisateur, c'est très simple: vous devez juste
|
||
ajouter le client, la date et évidemment les articles.
|
||
|
||
<p>Les rabais et remises ne sont utilisables qu'avec les fiches, il
|
||
faut cependant encore les calculer séparément.
|
||
|
||
<p>La ligne du bas vous permet de faire des petits calculs rapides
|
||
(exemple: 1+2*3.2)...
|
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||
<p> Pour ajouter une vente, cliquez sur nouvelle, puis utilisez les
|
||
boutons pour ajouter les clients, services et marchandises que l'on
|
||
vend.
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||
<p> En cas de reprise de matériel, vous pouvez mettre des quantités
|
||
négatives - attention : des quantités, pas des prix unitaires-. Le
|
||
stock sera automatiquement réadapté pour tenir compte de ce retour de
|
||
matériel.
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||
<p> Pensez à utilisez le dossier "demo" pour faire tous vos tests et
|
||
découvrir PhpCompta.
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</sect2>
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<sect2>Dépense ou Journal des Achats
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<p>Reprend uniquement les opérations d'achat que ce soit pour l'achat
|
||
de marchandises, de services ou de matériel.
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</sect2>
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||
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||
<sect2>Financier ou Journal Financier
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<p> Uniquement pour gérer les comptes en banque, visa, bref tout ce
|
||
qui est financier (pas les prêts qui devraient être en opération
|
||
diverses mais bien le paiement de ces prêts).
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||
<p> La date est importante, il est important de vous rappelez: on vous
|
||
donne l'ancien solde et le nouveau, vérifiez sur vos extraits que
|
||
cela correspond bien.
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||
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||
<p> Le commentaire est optionnel, c'est ce que vous verrez
|
||
apparaître lorsque vous regarderez votre journal.
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||
<p>Introduisez un montants négatif si vous payez (le compte diminue)
|
||
et un montant positif si vous recevez de l'argent.
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||
<p> En cas de paiement, il faut introduire le montant négatif.
|
||
|
||
</sect2>
|
||
<sect2> Journal des Opérations diverses <label id="journal_od">
|
||
<p> Reprend toutes les opérations qui ne sont pas comprises dans les autres
|
||
journaux. Ce qui implique les amortissements, parfois les salaires ou les produits financiers,
|
||
les dépenses non admises, le paiement de l'impôt, de la tva, les garanties...
|
||
|
||
C'est l'unique journal qui n'utilise pas les fiches. Pourquoi ? Tout
|
||
simplement parce
|
||
que s'il utilisait lui-aussi les fiches, il faudrait faire une fiche
|
||
par poste comptable,
|
||
ce qui serait rapidement ingérable. De plus, les fiches sont là pour
|
||
les opérations
|
||
courantes (vente/Achat/banque). Puisque ce journal n'utilise pas les
|
||
fiches, le filtre est
|
||
le même que celui défini pour le mode comptable voir <ref
|
||
id="journal_comptable" name="définition journal">
|
||
|
||
Pour le profil comptable, vous devez mettre un filtre pour les comptes
|
||
visibles au débit ou au crédit.
|
||
|
||
exemple : Le journal n'utilisera que les comptes commençant par 60 ou
|
||
411 et le poste 550
|
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<verb>
|
||
Postes utilisables journal (débit crédit) 60* 411* 550
|
||
</verb>
|
||
|
||
Ceux qui terminent par une étoile reprennent les comptes qui commence
|
||
par l'expression ainsi 411* reprendra 411, 4111, 4112,4113 et
|
||
4114. Vous séparez les différents comptes par un espace.
|
||
|
||
<sect2>Cas particuliers
|
||
<p> Les cartes de crédit :
|
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La visa = changement de créancier : visa paie le fournisseur vous
|
||
payez Visa, vous pourriez aussi le mettre dans un journal financier
|
||
|
||
<p> Facture payée par mensualité, la facture est encodée dans le journal
|
||
d'achat, et à chaque paiement vous l'encodez dans le journal financier
|
||
|
||
<p>Les salaires peuvent être soit dans un journal d'achat et les produits financiers dans
|
||
un journal de vente, mais ils pourraient tous deux être dans le journal d'opérations diverses.
|
||
|
||
|
||
</sect2>
|
||
<sect1>Encodage d'opération
|
||
<p> La tva est automatiquement mise, on prend celle de la fiche, il n'est
|
||
donc normale que vous ne deviez pas l'encoder. Les prix sont aussi pris dans
|
||
les attributs de la fiche mais vous pouvez modifier manuellement.
|
||
|
||
<p> En cas de montant négatif, les écritures sont inversées
|
||
Exemple
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<verb>
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||
* Paiement d'une facture (montant négatif) on aura
|
||
fournisseur
|
||
à
|
||
client
|
||
* Reprise de marchandise (diminution de vente & tva)
|
||
Tva à payer, vente
|
||
à
|
||
client
|
||
La dette du client diminue
|
||
|
||
|
||
</verb>
|
||
<p> Il n'est pas possible de modifier un encodage mais vous pouvez
|
||
l'annuler.
|
||
Quand vous
|
||
cliquez sur Confirmer soyez sûr de ce que vous faites.
|
||
</sect1>
|
||
|
||
<sect1>Recherche
|
||
<p>Ce menu permet de rechercher par date, montant, poste comptable,
|
||
code
|
||
interne, quick code ou grâce à une partie de la description.
|
||
|
||
<p>La sécurité s'applique dans les recherches, il n'est pas possible
|
||
de voir les opérations des journaux auquels vous n'avez pas accès.
|
||
|
||
</sect1>
|
||
|
||
<sect1>Ecriture Directe <label id="ecriture_directe">
|
||
<p>
|
||
Ecriture Directe vous permet d'encoder une opération directement dans
|
||
un journal, en mélangeant les quick codes et les postes. Ce mode
|
||
d'écriture ne doit être utilisé uniquement dans le cas où il n'est pas
|
||
possible d'encoder la dépense de manière classique via les journaux
|
||
d'achat, vente ou financier.
|
||
|
||
<p> Les quick codes et les postes comptables utilisables sont
|
||
paramétrables dans "Avancé->journaux->journal concerné". Le
|
||
paramètrage des postes comptables fonctionnent comme pour les journaux
|
||
d'OD <ref id="journal_od" name="paramètre des journaux">
|
||
</p>
|
||
|
||
</sect1>
|
||
<sect1> Rapprochement - réconciliation
|
||
<p>Vous pouvez lier des opérations entre elles,
|
||
en général ce seront des paiements qui correspondent à des
|
||
factures. Ce n'est pas obligatoire, c'est là uniquement pour vous
|
||
permettre de mieux voir ce qui concerne quoi.
|
||
|
||
<p>Les rapprochement ne se font pas forcément dans le même journal,
|
||
par exemple un paiement sera dans le journal financier mais sera lié à
|
||
une opération de vente (journal de vente) ou d'achat (journal
|
||
d'achat).
|
||
|
||
<p> Le point important est que dans la petite fenêtre montrant les
|
||
détails, vous pouvez spécifier si la facture est ou non payée, cela
|
||
vous permettra de savoir en temps réel, ce qui est déjà payé et ce
|
||
qui ne l'est pas, cette possibilité n'existe que pour les journaux de
|
||
type vente et achat.
|
||
|
||
</sect1>
|
||
|
||
|
||
<sect1>Fiche <label id="avance_fiche">
|
||
<p>Ce menu vous permet d'ajouter et de modifier des fiches mais aussi de
|
||
leur ajouter des attributs, un attribut est par exemple une adresse,
|
||
une partie non déductible, une adresse...
|
||
|
||
<sect2>Ajout ou suppression d'attribut
|
||
<p>Il est possible d'ajouter des attributs et aussi d'en enlever mais
|
||
seuls les attributs non définis de base peuvent être
|
||
supprimés, autrement dit seuls attributs que vous avez ajouté peuvent
|
||
être enlevés. Attention, cette opération n'est pas réversible et cela
|
||
modifiera toutes les fiches existantes de cette catégorie de fiche,
|
||
les valeurs de ces attributs seront définitivement perdues.
|
||
|
||
Faites des tests dans la base de données "demo" si vous ne comprenez
|
||
pas bien.
|
||
|
||
|
||
|
||
<sect2>Création d'une catégorie de fiche
|
||
<p>
|
||
Les catégories de fiches sont en fait le rassemblement de fiche
|
||
ensembles, par exemple, les marchandises, les clients, les
|
||
fournisseurs...
|
||
|
||
<p>Qu'est qu'une fiche finalement ? Pour vous l'expliquer simplement,
|
||
dites-vous qu'en comptabilité, il y a une série d'actions ou
|
||
d'intervenants tels que Achat, vente, Client, Fournisseurs, et que
|
||
chaque action (ou intervenant) peut être subdivisée. Exemple: Vous
|
||
créez une Action de type Dépense, puis dans cette nouvelle action,
|
||
vous la subdivisez en 'Achat de carburant', 'restaurant', 'frais
|
||
divers'... La fiche correspond donc à la dernière subdivision
|
||
c'est-à-dire dans ce cas-ci à 'restaurant' ou 'frais divers'.
|
||
|
||
|
||
Pour créer une catégorie, cliquez sur Fiche et à droite sur
|
||
création. Vous devez donner le nom de la catégorie et le type de fiche
|
||
que vous voulez.
|
||
|
||
La classe de base est le poste comptable parent de vos fiche, ce poste
|
||
doit exister, il faut alors
|
||
cliquer aussi sur "création automatique du poste comptable" qui permet de générer
|
||
automatiquement le poste comptable voulu, ce poste sera
|
||
automatiquement ajouté dans le Plan Comptable. Si cette option n'est
|
||
pas cochée, vous devrez ajouter manuellement le poste comptable et le
|
||
donner explicitement. Si vous ne souhaitez pas que chaque fiche aie
|
||
son propre poste comptable, ne cochez pas l'option, dans ce cas, soit
|
||
le modèle a un poste comptable de base qui deviendra alors le défaut,
|
||
soit vous en fournissez un qui deviendra le poste comptable par défaut
|
||
pour cette catégorie de fiche, soit
|
||
le modèle n'a pas de poste comptable et dans ce cas, il n'y aura aucun
|
||
poste comptable. (Exemple: les contacts)
|
||
|
||
Pour simplifier :
|
||
<itemize>
|
||
<item>Vous voulez que chaque fiche aie son propre poste comptable et
|
||
vous souhaitez que ce poste soit crée automatiquement : cochez la case
|
||
'Création automatique du poste comptable'
|
||
<item>Vous souhaitez qu'il n'y a pas de poste comptable attaché à
|
||
chaque fiche: ne la cochez pas. Pour les contacts par exemple, il n'y a pas
|
||
de postes comptables.
|
||
|
||
<item>Vous souhaitez qu'il y aie un poste comptable attaché à chaque fiche
|
||
mais pas généré automatiquement: ne cochez pas. Toutes les fiches auront
|
||
le poste comptable donné dans 'Classe de base', si cette classe de
|
||
base est vide, le poste comptable sera celui du modèle de base, si le
|
||
modèle de base n'en a pas, alors il n'y aura pas de poste comptables
|
||
de base.
|
||
</itemize>
|
||
|
||
<p>Cas spécial: la classe de base "Autre" permet de créer des fiches
|
||
sur mesure, par exemple: liste des employés,
|
||
|
||
</sect2>
|
||
<sect2>Création d'une fiche
|
||
<p>
|
||
Quelques attributs à expliquer : Gestion Poste, Prix Achat, Prix de
|
||
vente, Poste Comptable. Vous n'êtes pas obligé de créer une fiche pour
|
||
tout, par exemple pour les restaurants, vous pouvez encodez une seule
|
||
et unique fiche appelée restaurant.
|
||
|
||
<p>Autre : comme plusieur fiches peuvent utiliser le même poste comptable, si on
|
||
modifie le nom d'une fiche, attention cela ne modifiera pas son nom dans le Plan Comptable.
|
||
Attribut spéciaux:
|
||
<itemize>
|
||
<item>Partie fiscalement non déductible : entre 0 & 1, il s'agit de ce que vous
|
||
ne pourrez pas déduire comme charge. En cas d'achat sur cette fiche, le montant
|
||
HTVA multiplié par ce que vous avez inscrit ici sera rangé dans les dépenses non
|
||
admises, le poste comptable est celui qui est indiqué dans le Module Paramètre->
|
||
Poste
|
||
<item>TVA non déductible même remarque
|
||
<item>TVA non déductible récupérable par l'impôt idem
|
||
</itemize>
|
||
</sect2>
|
||
|
||
<sect1>Impression
|
||
<p>
|
||
Ce menu permet de demander des impressions.
|
||
|
||
<sect2>Journaux
|
||
<p>Impression de journaux, les périodes que vous voyez sont celles de
|
||
l'exercice de votre période par défaut (voir préférence). Vous pouvez soit les
|
||
avoir comme un listing soit de manière détaillée c'est-à-dire en partie double.
|
||
|
||
<p>option
|
||
<itemize>
|
||
<item>Vous pouvez choisir entre les journaux centralisés et ceux qui ne le
|
||
sont pas.
|
||
<item>Style d'impression, soit simple donc sur une seule ligne soit en
|
||
partie double
|
||
</itemize>
|
||
|
||
Une fois l'impression en HTML obtenue, on peut soit l'imprimer, soit
|
||
l'avoir en pdf soit en CSV. Avec le CSV, vous pouvez l'importez dans un
|
||
tableur et faire une autre présentation
|
||
|
||
</sect2>
|
||
<sect2>Poste <label id="impress_poste">
|
||
<p>Impression des postes comptables par période. Il est possible de
|
||
recherche sur base soit du quickcode soit du poste comptable.
|
||
|
||
L'export en PDF et CSV est prévu. Cela fonctionne exactement comme
|
||
les journaux.
|
||
|
||
</sect2>
|
||
<sect2>Fiche
|
||
<p>
|
||
Impression des fiches, avec ou sans solde, par période. On peut
|
||
exporter en PDF. On imprime des catégories de fiches, pour avoir le détail
|
||
d'une fiche en particulier, il faut utiliser impression
|
||
des poste <ref id="impress_poste" name="impression_poste">
|
||
|
||
</sect2>
|
||
|
||
<sect2>Les Rapports<label id="rapport">
|
||
<sect3>Introduction
|
||
<p> Les rapports permettent de rapidement encoder des rapports.
|
||
Par exemple, le total des ventes, le total encore à payer, la différence
|
||
entre les entrées et les charges... Il n'y a pas vraiment de limite.
|
||
|
||
<p> Les rapports permettent d'utilisent des formules (mod,round,*,-)
|
||
sur des soldes de comptes.
|
||
|
||
<p>Très peu, voire aucun rapport, n'est fourni par défaut, vous devez
|
||
les ajouter vous-même. Pour cela, soit vous regardez dans le
|
||
répertoire contrib/rapport soit vous allez sur le site de phpcompta.
|
||
|
||
</sect3>
|
||
<sect3>Syntaxe
|
||
<p>Quelques règles:
|
||
<itemize>
|
||
<item>les postes sont toujours écrits entre crochets;
|
||
<item>pour avoir la somme du poste et des sous-poste,
|
||
il faut utiliser le %;
|
||
<item>Si vous souhaitez commencer à une autre période pour certains
|
||
compte et donc avoir plusieurs intervalles pour un rapport, vous
|
||
devez utiliser l'option FROM=MM.YYYY (voir exemple). Ce genre d'option est
|
||
très utile pour par exemple les déclarations de TVA.
|
||
<item>Si vous souhaitez n'avoir que le crédit ou le débit, utilisez le
|
||
D ou le C avant la fermeture du crochet
|
||
</itemize>
|
||
|
||
<p>cas particulier : FROM=00.0000 pour indiquer le début de l'exercice
|
||
comptable dans lequel vous êtes (voir préférence), utile si vous avez
|
||
avez plusieurs exercices comptable dans le même dossier.
|
||
|
||
<p>
|
||
Exemples de formule:
|
||
<verb>
|
||
Résultat d'exploitation brute round([7%]-[6%])
|
||
Impot estimé (sans compter les amortissements) ([7%]-[6%])/0.35
|
||
Total des comptes en banque [550%]
|
||
Total TVA récolté depuis janvier 2005 : [4511] FROM=01.2005
|
||
Perte ou profit if ([7%]-[6%]>0)?"Benefice":"Perte"
|
||
</verb>
|
||
|
||
</sect3>
|
||
<sect3>Statistiques mensuelles
|
||
<p>Dans le menu rapport, vous pourrez choisir l'étape, si vous choississez mensuelle,
|
||
vous aurez le résultat par mois.
|
||
|
||
<p>Afin de pouvoir faire un graphique de vos statisques, il vous suffit de demander l'export
|
||
en CSV puis de l'intégrer dans votre tableur
|
||
|
||
</sect3>
|
||
</sect2>
|
||
|
||
<sect2>Balance des comptes
|
||
<p>Après avoir choisi la période, vous recevrez tous les postes comptables, la
|
||
somme des débit et crédits de chacun. Cette balance est très pratique pour rapidement
|
||
vérifier les comptes clients, dépenses. C'est un outil de vérification très utile.
|
||
|
||
</sect2>
|
||
|
||
<sect2>Bilan
|
||
<p>Actuellement, seule le bilan Belge est disponible, pour en avoir un
|
||
autre, il suffit
|
||
de créer 2 fichiers
|
||
L'un sera en RTF et contiendra la présentation ainsi que les valeurs
|
||
à calculer et l'autre en format texte contiendra
|
||
les formules qui remplaceront les balises dans le document RTF.
|
||
|
||
<p> Pour comprendre comment cela fonctionne, il suffit d'aller dans
|
||
html/document/fr_be et d'ouvrir les 2 fichiers qui s'y trouvent.
|
||
|
||
<p>Le bilan et la balance des comptes, sont
|
||
les deux outils qui vous permettront de faire votre
|
||
bilan de fin d'année.
|
||
|
||
</sect2>
|
||
|
||
<sect2>Liste Assujetti
|
||
<p> Permet d'avoir la liste des assujetti à la TVA et
|
||
le montant qu'on leur a facturé, c'est une déclaration
|
||
obligatoire et annuelle en Belgique.
|
||
|
||
</sect2>
|
||
</sect1>
|
||
|
||
<sect1>Avancé
|
||
<sect2>Journaux <label id="avance_journal">
|
||
<p>La première chose à faire quand on crée un journal est de le
|
||
paramétrer correctement
|
||
|
||
L'écran est divisé en deux parties, celle du dessus, est surtout utilisée par
|
||
les journaux "Opérations Diverses", celui
|
||
du dessous pour les autres journaux.<label id="journal_comptable">
|
||
|
||
Le nombre de lignes maximum, donne le nombre lignes par défaut qu'on verra dans l'écran d'encodage
|
||
quand on
|
||
ajoutera une dépense, un achat, une opération diverses ou une opération banquaire.
|
||
|
||
Il vaut mieux ne pas créer plus de 4 journaux par types, c'est-à-dire
|
||
16 au total, il y a à cela deux raisons : la première est que cela
|
||
devient ingérable, la seconde est que l'affichage en mode utilisateur
|
||
serait euh... atroce. Quatre journaux en tout sont largement suffisant
|
||
pour les besoins d'une entreprise.
|
||
|
||
<p>Remarque générale: En mode utilisateur, il faut cocher les fiches que l'on souhaite utiliser
|
||
dans ce journal mais avec une exception : les journaux d'opérations diverses
|
||
n'utilisent jamais les fiches voir
|
||
<ref id="journal_od" name="Journaux des Opérations diverses">.
|
||
|
||
<p> Voir aussi Journaux <ref id="journaux" name="journaux">
|
||
</sect2>
|
||
<sect2>Période
|
||
<p>C'est l'endroit ou les périodes sont créées, ou fermées. Il faut
|
||
toujours fermer
|
||
les périodes en particulier après les déclarations TVA, afin d'éviter
|
||
que les montants
|
||
déjà déclarés ne correspondent plus, plus personne ne doit pouvoir
|
||
encoder dans ces
|
||
périodes-là.
|
||
|
||
<p>Après la fermeture des périodes, on peut les centraliser
|
||
|
||
</sect2>
|
||
<sect2>Ecritures definies
|
||
<p>Après avoir encodé une opération, vous pouvez la sauver en tant que
|
||
modèle afin de la réutiliser par la suite pour pouvoir encoder plus
|
||
rapidement, ce menu-ci vous permet d'effacer les modèles d'opération
|
||
dont vous n'avez plus besoin. Remarquez la case "Ecriture Directe" qui
|
||
vous permet d'accèder aux modèles d'opérations sauvées dans ce mode.
|
||
|
||
</p>
|
||
|
||
</sect2>
|
||
<sect2>Centralise
|
||
<p> La centralisation est l'opération comptable qui consiste à
|
||
regrouper les différents journaux comptables dans le grand-livre.
|
||
<sect3>Méthode
|
||
<p> Cette opération n'est pas réversible.
|
||
|
||
<p> Tout d'abord, vous devez clôturer les périodes, une période
|
||
clôturée est une période où il ne sera pas possible d'ajouter ou de
|
||
modifier quoi que ce soit, d'ailleurs, il vaut mieux toujours mieux
|
||
clôturer une période avant de faire la déclaration TVA. Cela empêche
|
||
les erreurs.
|
||
|
||
<p> Ensuite, vous pourrez centraliser. Pour l'instant, la clôture des
|
||
périodes se fait par : "Paramètre -> période" et la
|
||
centralisation se fait par le menu "Avancé -> Centralise".
|
||
</sect3>
|
||
</sect2>
|
||
<sect2>Plan Comptable
|
||
<p>Le plan comptable que vous utilisez, vous pouvez toujours ajoutez des postes
|
||
ou enlever ceux qui n'ont jamais été utilisé.
|
||
|
||
<p>Vous pouvez aussi les renommer
|
||
|
||
</sect2>
|
||
|
||
|
||
<sect2>Rapport
|
||
<p>Création des rapport voir impression des rapports <ref id="rapport" name="les rapports">
|
||
|
||
</sect2>
|
||
|
||
<sect2>Import Banque
|
||
<p>Pour ajouter votre banque, vous pouvez le faire rapidement et simplement voir
|
||
la section Developpeur <ref id="dev_banque" name="dev_banque">.
|
||
|
||
<p>Vous avez 3 sous menus
|
||
<itemize>
|
||
<item> Importer des fichiers CSV, faites bien attention aux journaux, format et compte choisi,
|
||
il n'y aura pas de vérification.
|
||
<item>Vérification, où vous pourrez ajouter le compte en contrepartie
|
||
<item>Transfert. Dans ce menu-ci, vous voyez les opérations qui vont être transfèrées.
|
||
Ce sont celles qui ont un poste comptable, qui n'ont pas encore été transfèrées et de la période
|
||
que l'utilisateur a choisi dans ses préférences.
|
||
Vous pouvez enlevez celles qui sont douteuses et que vous retrouverez alors dans Vérification.
|
||
Après confirmation, les opérations comptables sont inscrites dans le journal comptable, attention
|
||
ce n'est pas réversible
|
||
</itemize>
|
||
|
||
</sect2>
|
||
|
||
<sect2>Ecriture d'ouverture
|
||
<p>En début d'année, il faut réouvrir les comptes, mais uniquement les passifs et les actifs.
|
||
|
||
<p>Quand votre bilan est fini, vous devez donc encoder dans la nouvelle année tous les soldes,
|
||
normalement vous utilisez la balance des comptes pour cela. Pour aller plus vite, vous les exportez
|
||
avec ce menu, puis vous l'importez après avoir changé de dossier ou de période.
|
||
|
||
<p>Attention : La réouverture des comptes se fait sur le nouvel exercice et normalement en janvier,
|
||
pas l'exercice que vous venez de clôturer.
|
||
|
||
</sect2>
|
||
</sect1>
|
||
</sect>
|
||
<sect>Le module de gestion
|
||
<p> Le module de gestion, comprend en partie la comptabilité et
|
||
surtout le suivi des clients, fournisseurs,... Il permet aussi la
|
||
création de facture, ou d'autre documents voir paramètre <ref id="param_document" name="param_document">
|
||
|
||
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||
<sect1> Menu : clients
|
||
<p> En sélectionnant cette option, vous allez directement voir la
|
||
liste des clients que vous avez. En cliquant sur le premier élément de
|
||
la colonne, vous pourrez modifier la fiche client.
|
||
|
||
<p>Dans la 3ième colonne, vous avez les actions
|
||
<itemize>
|
||
<item> Contact pour avoir la liste des contacts
|
||
<item> Courrier pour accèder à toutes la correspondance avec ce client
|
||
<item> Facture pour accèder à toutes les factures au nom de ce client
|
||
</itemize>
|
||
|
||
<p>Ajout de client en cliquant sur le bouton ajout
|
||
|
||
<p>Modification d'un client en cliquant sur son quickcode
|
||
|
||
</sect1>
|
||
<sect1> Menu Facture
|
||
<p> Par défaut le premier journal est ouvert, et vous propose
|
||
d'encoder une facture, cela se passe dans la même façon que dans le
|
||
module de comptabilité sauf que vous pouvez ici générer une facture et
|
||
l'imprimer.
|
||
|
||
<p>Si vous avez chargé un modéle pour générer les factures, PhpCompta
|
||
vous proposera avant de sauver l'opération de générer une facture.
|
||
|
||
<p> Pour ajouter des modèles de facture, il faut aller dans le module
|
||
Paramètre<ref id="parametre" name="Module Paramètre">.
|
||
|
||
<p>A la dernière étape, PhpCompta vous permet de charger un fichier, si vous avez généré une
|
||
facture, celle-ci sera alors remplacée.
|
||
|
||
<p>Dans le cas où vous demandez la génération d'une facture, le numéro
|
||
de facture sera incrémenté. Dans le module comptable, le numéro de
|
||
facture n'est jamais incrémenté automatiqueme.
|
||
|
||
</sect1>
|
||
<sect1>Menu Fournisseur
|
||
<p> Comme menu client
|
||
|
||
</sect1>
|
||
<sect1>Menu Dépense
|
||
<p> Exactement comme dans le module comptable, sauf qu'aucun document n'est
|
||
généré cependant vous pouvez charger une pièce justificative.
|
||
|
||
</sect1>
|
||
|
||
<sect1> Contact
|
||
<p> Dans une companie ou dans une administration, vous pouvez avoir
|
||
plusieurs personnes de contact, dans ce cas vous utiliserez les fiches
|
||
contacts. Elles n'ont pas de poste comptable normalement, mais
|
||
vous pourriez en ajouter via le menu fiche <ref id="avance_fiche" name="fiche">
|
||
|
||
|
||
</sect1>
|
||
<sect1>Administration
|
||
<p>Administrations des finances ou une autre, vous avez besoin de
|
||
suivre le courrier que vous entretenez avec eux. Que ce soit pour
|
||
charger les documents que vous envoyez ou que vous recevez, il vaut
|
||
toujours mieux garder une trace de toute vos communications avec eux.
|
||
|
||
|
||
</sect1>
|
||
<sect1>Suivi Courrier
|
||
<p>Comme le dit le titre, garde une trace de toutes les communications
|
||
reçues ou envoyées.
|
||
|
||
<p>Vous pouvez faire une recherche soit sur le quickcode, cela
|
||
sera celui du destinataire ou de l'expéditeur, soit sur une
|
||
partie du titre soit sur la référence.
|
||
|
||
<p>Les références sont créés automatiquement, c'est le style du document
|
||
puis un numéro de séquence
|
||
|
||
<p> Afin de lier deux actions ensemble, il faut rechercher la
|
||
première, voir le détail
|
||
puis cliquez sur "Ajout action". Les deux documents seront alors liés.
|
||
|
||
<p>Vous pouvez ici aussi générer un document ou ajouter une pièce justificative en
|
||
plus de la note interne. Cette note n'est jamais repris dans le document.
|
||
|
||
</sect1>
|
||
|
||
<sect1>Ecriture Directe
|
||
<p>
|
||
Voir <ref id="ecriture_directe" name="Module de comptabilité Ecriture
|
||
Directe">
|
||
</p>
|
||
|
||
|
||
</sect1>
|
||
|
||
|
||
<sect>Le module de comptabilité analytique
|
||
|
||
<sect1>introduction
|
||
|
||
<p>
|
||
La comptabilité analytique pour faire "simple", c'est une analyse
|
||
détaillée de la comptabilité générale. La comptabilité analytique va
|
||
se baser sur le compte de résultat et répartir tous les montants
|
||
d'une autre manière que la comptabilité générale.
|
||
Avec la comptabilité générale il est impossible de vérifier ce que
|
||
coûte un projet, un client ou un produit. La comptabilité analytique
|
||
va permettre de créer des plans comptables analytiques en rapport
|
||
directe avec votre propre fonctionnement.
|
||
</p>
|
||
<p>
|
||
Seul la comptabilité générale est le document officiel pour les
|
||
contributions et la TVA. La comptabilité analytique est une aide à
|
||
la gestion ce qui permet de l'adapter scrupuleusement à son
|
||
fonctionnement et ses attentes. Ce qui veut dire qu'un comptabilité
|
||
analytique pourra être totalement différente pour un même entreprise
|
||
en fonction d'un dirigeant ou un autre et de leur objectifs et
|
||
priorités respectives alors que la comptabilité générale restera la
|
||
même dans les deux cas.
|
||
</p>
|
||
<p>
|
||
Exemple simple :
|
||
Vous avez un client, Monsieur Bidulle, qui vous demande un devis pour
|
||
changer toutes les fenêtres de sa maison. Vous lui remettez un devis
|
||
en tenant compte du pris des fenêtres , du travail de main d'oeuvre et
|
||
en plus votre marges bénéficiaires.
|
||
Vous achetez les fenêtres au prix convenu que vous imputez dans le
|
||
compte « marchandises » de votre comptabilité. Dans ce compte se
|
||
trouvent aussi toutes les autres marchandises que vous achetez.
|
||
Vous envoyez un devis par la poste qui vous imputez dans le compte
|
||
« poste » de votre comptabilité. Dans ce compte se trouvent aussi tous
|
||
les autres envois postaux.
|
||
</p>
|
||
<p>La comptabilité analytique va permettre d'imputer l'achat des
|
||
fenêtres et de l'envoi postale dans la compte « bidulle » du plan
|
||
analytique « clients ».
|
||
</p>
|
||
<p>
|
||
Je peux ainsi connaître exactement le prix de revient du-dit client.
|
||
</p>
|
||
<p>
|
||
Nous pouvons allez plus loin dans notre travail de gestion. La
|
||
Comptabilité Analytique permet de réaliser des opérations diverses qui
|
||
ne sont pas reprise dans la comptabilité générale.
|
||
</p>
|
||
<p>
|
||
Vous pouvez encoder dans la comptabilité analytique les heures de
|
||
travail pour ce client au prix de revient salarial. Quand le travail
|
||
est terminé vous pouvez en sortir les résultats.
|
||
</p>
|
||
<p>
|
||
Est ce que vous êtes en bénéfice pour le travail chez monsieur Bidulle ?
|
||
La comptabilité analytique va prendre le prix de la facture et y
|
||
soustraire les fenêtres, le ou les envois postaux, les heures de
|
||
travail sur le chantier, les heures de travail dans les bureau, ... et
|
||
y donner le résultat. En fonction du résultat vous pourrez ajuster les
|
||
prix la prochaine fois.
|
||
</p>
|
||
</sect1>
|
||
|
||
<sect1>Activation de la comptabilité analytique
|
||
<p>
|
||
Vous devez allez dans le menu « société » du module paramètre de votre
|
||
comptabilité.
|
||
Tout en bas de la page, un petit menu déroulant indique par défaut
|
||
« non utilisé ».
|
||
Vous pouvez modifier le menu en
|
||
obligatoire et tous les montants de la compta générale qui est imputé
|
||
dans la compte d'exploitation (charge « 6 » et produit « 7 ») seront
|
||
obligatoirement imputer dans tous les plans analytiques.
|
||
optionnel et tous les montants de la compta générale qui est imputé
|
||
dans la compte d'exploitation (charge « 6 » et produit « 7 ») seront,
|
||
à votre appréciation, imputer dans tous les plans analytiques.
|
||
</p>
|
||
<p>
|
||
Ensuite vous enregistrer les modifications
|
||
<p>
|
||
</sect1>
|
||
|
||
<sect1>Plan analytique
|
||
|
||
<sect2>Ajout d'un plan
|
||
<p>
|
||
Cliquez sur « Ajout un plan comptable » et remplissez le « nom » et la
|
||
« description » puis enregistrer.
|
||
Si vous mettez plusieurs plan, sachez qu'il sont se mettre dans
|
||
l'ordre alphanumérique de la première mettre du « nom ».
|
||
</p>
|
||
</sect2>
|
||
<sect2>Ajout de postes
|
||
<p>
|
||
Vous n'êtes pas limité dans les postes pour un même plan comptable.
|
||
Cliquez sur le bouton « ajout » pour créer un nouveau poste et
|
||
remplissez les champs proposés
|
||
Le champs montant n'est pas encore fonctionnel pour l'instant.
|
||
</p>
|
||
<sect1>Opération diverses
|
||
<p>Ce menu vous permet d'encoder des opérations entre différents
|
||
comptes analytiques.
|
||
</p>
|
||
</sect1>
|
||
|
||
<sect1>Impression
|
||
<sect2>Listing
|
||
<p>
|
||
Vous pouvez avoir le listing des opérations qui ont été imputées dans
|
||
un plan analytique préci entre deux date et/ou entre deux postes.
|
||
Vous pouvez visualiser les résultats sur la page et ensuite, si
|
||
désiré, importer les éléments en format CSV.
|
||
</p>
|
||
</sect2>
|
||
<sect2>Balance simple
|
||
<p>
|
||
Entre deux dates et/ou entre deux postes, vous pouvez obtenir les
|
||
montants des débits, crédits et soldes de tous les postes d'un plan
|
||
analytique.
|
||
Vous pouvez les exporter en PDF ou CSV
|
||
</p>
|
||
<sect2>Balance croisé
|
||
<p>
|
||
Permet de sortir une balance croisée entre deux plan
|
||
analytique. Choisissez les deux dates entre lesquelles la balance doit
|
||
être faites, choisissez le plan analytique primaire et le secondaire
|
||
(avec un choix entre les postes possible) et lancer la balance par le
|
||
bouton « afficher ».
|
||
Vous pouvez les exporter en PDF ou CSV
|
||
</p>
|
||
</sect2>
|
||
<sect1>Liaison avec la compta générale
|
||
<sect2>Introduction
|
||
<p>
|
||
Petit rappel, le comptabilité analytique ne fonctionne qu'avec les
|
||
comptes de résultats, c'est à dire les comptes de charges « 6 » et les
|
||
comptes de produits « 7 ».
|
||
</p>
|
||
<sect2>Journal de ventes et d'achats
|
||
<p>
|
||
Après l'encodage de votre facture de vente ou d'achat, vous
|
||
enregistrez pour vérifier si tous les montants correspondent. Vous
|
||
trouvez à droite de chaque ligne d'article un menu déroulant par plan
|
||
comptable. Vous choisissez dans le menu de chaque plan, les postes qui
|
||
correspondent à l'imputation.
|
||
</p>
|
||
<p>
|
||
Ensuite vous devez indiquer le montant.
|
||
</p>
|
||
<p>
|
||
Chaque montant de la comptabilité générale peut être imputé dans des
|
||
postes analytiques différents. Pour ce faire, vous avez un bouton en
|
||
dessous montant qui vous permet d'ajouter un ligne d'imputation.
|
||
</p>
|
||
<p>
|
||
Dans ce cas, vous pouvez, avant l'enregistrement définitif, contrôler
|
||
si les montants de la comptabilité analytique correspondent avec les
|
||
montants de la comptabilité générale.
|
||
</p>
|
||
</sect2>
|
||
</sect1>
|
||
</sect>
|
||
|
||
|
||
|
||
|
||
|
||
|
||
|
||
|
||
|
||
|
||
|
||
<sect>Le module Paramètre <label id="parametre">
|
||
<sect1>Société
|
||
<p>Ici vous indiquez les paramètres de votre société, nom,
|
||
adresse... Cela sera réutilisé dans divers endroits. Entre autre, dans les
|
||
documents générés dont les factures.
|
||
|
||
</sect1>
|
||
|
||
<sect1>Devise
|
||
<p>Pas vraiment utile, vous donne la possibilité de charger les cours
|
||
de monnaie.
|
||
|
||
</sect1>
|
||
<sect1>TVA
|
||
<p> Dans cette page-ci, vous pouvez
|
||
paramètrer correctement votre tva, vous pouvez ajouter ici des taux de
|
||
tva, de complèter la description et surtout de paramètrer les postes
|
||
comptables qui doivent utiliser la tva. Ces postes sont séparés par
|
||
des virgules, le premier est la tva sur les achats qui doit être
|
||
récupéré et le second est la tva sur les ventes qui doit être payée.
|
||
|
||
<p>Ces postes seront utilisés automatiquement avec les opérations de
|
||
vente et d'achat.
|
||
|
||
</sect1>
|
||
<sect1>Poste Comptable
|
||
<p>Paramètrage de certains poste comptable qui sont utilisés à d'autres
|
||
endroits du programme, vous pouvez les modifier mais assurez-vous
|
||
qu'il existe déjà dans votre Plan Comptable
|
||
</sect1>
|
||
<sect1>Fiche
|
||
<p>Quand vous créez une nouvelle , ou vous demande sur quel
|
||
modèle, vous voulez vous baser. Ce sont ces modèles qui peuvent être
|
||
modifiées ici.
|
||
|
||
<p>C'est un paramètrage assez délicat, il faut mieux ne pas
|
||
le modifier si vous n'êtes pas sur de ce que vous faites.
|
||
|
||
<p>Pour l'instant, il n'est pas possible d'ajouter des fiches, sauf en
|
||
ajoutant des données dans les table fiche_def_ref et attr_min, il faut
|
||
voir avec la doc. développeurs pour cela
|
||
|
||
</sect1>
|
||
<sect1>Sécurité
|
||
<p> A complèter
|
||
|
||
</sect1>
|
||
<sect1>Document <label id="param_document">
|
||
<p>C'est ici que vous pouvez charger vos documents, les formats acceptés
|
||
sont HTML, RTF, ODF (document provenant de OOo ou de Kword iso26300) ou simplement TXT
|
||
|
||
<p>Chaque type de document a un numéro de sequence, si vous avez 5 modèles de
|
||
factures, tous les modéles utiliseront la même séquence. Ne modifier ce numéro que si
|
||
vous êtes sûr de vous. Le numéro 0, signifie qu'il n'y aura pas de changement de la séquence.
|
||
|
||
<p>Les balises possibles doivent être en [ ] sont:
|
||
|
||
<itemize>
|
||
<item> CUST_NAME customer's name </item>
|
||
<item> CUST_ADDR_1 customer's address line 1</item>
|
||
<item> CUST_CP customer's ZIP code</item>
|
||
<item> CUST_CO customer's country</item>
|
||
<item> CUST_VAT customer's VAT</item>
|
||
<item> MARCH_NEXT end this item and increment the counter $i </item>
|
||
<item> VEN_ART_NAME Nom de l'article</item>
|
||
<item> VEN_ART_PRICE Prix de l'article</item>
|
||
<item> VEN_ART_QUANT Quantité</item>
|
||
<item> VEN_ART_TVA_CODE Le code TVA</item>
|
||
<item> VEN_ART_TVA_AMOUNT Le montant TVA de l'article</item>
|
||
<item> VEN_ART_STOCK_CODE Le code de stock de l'article</item>
|
||
<item> VEN_HTVA le total hors TVA de l'article</item>
|
||
<item> VEN_TVAC le total TVAC de l'article</item>
|
||
<item> VEN_TVA le total de la tva de l'article</item>
|
||
<item> TOTAL_VEN_HTVA le total HTVA</item>
|
||
<item> TOTAL_VEN_TVAC le total TVAC</item>
|
||
<item> TVA_LABEL Montre le % de tva</item>
|
||
<item> TVA_AMOUNT Tva de l'article</item>
|
||
<item> REFERENCE Référence</item>
|
||
<item> SOLDE Solde du compte (pour les lettres de rappel)</item>
|
||
<item> DATE Date encodée</item>
|
||
<item> NUMBER numéro de séquence du document</item>
|
||
<item> MY_NAME vos coordonnée</item>
|
||
<item> MY_CP cope postal</item>
|
||
<item> MY_COMMUNE commune</item>
|
||
<item> MY_TVA numéro de TVA</item>
|
||
<item> MY_STREET </item>
|
||
<item> MY_NUMBER </item>
|
||
<item> MY_TEL</item>
|
||
<item> MY_FAX</item>
|
||
<item> MY_PAYS</item>
|
||
</itemize>
|
||
|
||
<p> Il y a des exemples dans doc/contrib/document-test
|
||
|
||
</sect1>
|
||
</sect>
|
||
<sect> Exemple
|
||
<sect1>Ouverture de compte
|
||
<p>
|
||
En débit d'année, il faut réouvrir les comptes
|
||
ou les ouvrir en commençant une activité.De toute façon, il faudrait régulariser certains
|
||
compte
|
||
|
||
1 janvier
|
||
Pierre lance une société dont le capital est de 18200 euros, dont
|
||
seulement 6100 euro sont libérés et mis sur un compte en banque
|
||
|
||
Opération diverse ->
|
||
débit banque 6100 euros
|
||
débit capital non appelé 12100
|
||
à crédit capital souscrit 18200
|
||
</sect1>
|
||
<sect1> Quelques factures
|
||
<p>5 janvier
|
||
Pierre paie le loyer (400 euro) à son propriétaire par banque, prendre
|
||
le journal achat
|
||
|
||
<p>7 janvier
|
||
Pierre paie l'eau et le gaz (250 euros + 21%tva), cliquez sur le
|
||
bouton new pour créer les fiches manquantes
|
||
|
||
<p>15 janvier
|
||
Extrait de compte banquaire: on voit le paiement du loyer du 5 janvier
|
||
|
||
<p>17 janvier
|
||
Banque : on voit les paiements du 7 janvier
|
||
encoder dans le journal financier, ne pas oublier le rapprochement
|
||
|
||
<p>21 janvier
|
||
Vente : vend 15 pièces de l'article A, paiement par banque
|
||
|
||
<p>26 janvier
|
||
Banque : on voit les paiements du 15 janvier
|
||
encoder dans le journal financier, ne pas oublier le rapprochement
|
||
|
||
<p>31 janvier
|
||
Banque : le client nous a payé pour la facture du 21
|
||
encoder dans le journal financier, ne pas oublier le rapprochement
|
||
|
||
</sect1>
|
||
</sect>
|
||
<sect>Trucs et astuces
|
||
<sect1>Ouvrir plusieur fenêtres
|
||
<p>
|
||
Vous pouvez toujours ouvrir plusieurs fenêtres. C'est très utile, par
|
||
exemple dans le cas ou vous encodez une OD mais un poste comptable manque
|
||
vous pouvez l'ajouter dans une autre fenêtre puis reprendre la fenêtre
|
||
où vous travailliez, le poste comptable est maintenant disponible.
|
||
|
||
</sect1>
|
||
</sect>
|
||
<sect>Developpeur
|
||
<p> Vous pouvez modifier librement ce programme, et surtout envoyer vos corrections.
|
||
Toute la documentation nécessaire se trouve dans doc/developper. Le design des bases
|
||
de données ainsi que le code sont présenté en HTML.
|
||
|
||
<p> La documentation des bases de données est faite avec postgresql_autodoc et celle
|
||
du code avec Doxygen. Le manuel avec DocBook (voir la FAQ pour contribuer)
|
||
|
||
<p>Si vous souhaitez envoyez un patch, regarder dans la FAQ "Comment contribuer"
|
||
|
||
<sect1>Attributs des Fiches
|
||
<p>Pour étendre la liste des attributs possibles, insérer simplement
|
||
une ligne supplémentaire
|
||
dans la table attr_def puis avec le menu fiche <ref id="avance_fiche"
|
||
name="fiche"> ajoutez
|
||
cette attribut à la catégorie de fiche voulue.
|
||
|
||
</sect1>
|
||
<sect1>Import des banques <label id="dev_banque">
|
||
<p>Si votre banque ne se trouve pas dans le menu, vous pouvez l'ajouter très simplement.
|
||
<p> Etape 1 : ajouter une ligne dans format_cvs_doc
|
||
|
||
<p>Utilisez le fichier argenta_be.inc.be et cbc_be.inc.be comme modèle
|
||
pour voir comment on importe.
|
||
Il y a aussi des outils dans contrib/cvs-tools pour vous aider, cela
|
||
ne prend qu'une petite heure pour
|
||
ajouter un format de banque.
|
||
|
||
</sect1>
|
||
<sect1>Bilan adapté
|
||
<p> Chaque dossier possède une table nommée "Bilan" qui a 5 champs
|
||
<itemize>
|
||
<item>b_id : juste un identifiant numérique unique</item>
|
||
<item>b_name : le nom que vous verrez apparaître dans
|
||
"Impression->Bilan"</item>
|
||
<item>b_file_template : le fichier contenant la mise en page</item>
|
||
<item>b_file_form: le fichier contenant les formules</item>
|
||
<item>b_type: le type de document, aussi les valeurs acceptées sont
|
||
TXT, HTML, ODS et RTF</item>
|
||
</itemize>
|
||
</p>
|
||
<p>Pour ajouter un bilan que vous avez remanié vous n'aurez qu'à
|
||
ajouter un enregistrement dans cette table qui utilisera vos fichiers.
|
||
|
||
|
||
</sect1>
|
||
<sect1> Lien
|
||
<p> Vous trouverez de la documentation sur les API à utiliser dans
|
||
votre répertoire phpcompta/doc/html/developper mais surtout sur le
|
||
site http://www.phpcompta.org/pmwiki.php/Site/DocumentationDevelopper
|
||
|
||
</sect1>
|
||
</sect>
|
||
|
||
</article>
|