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<!doctype linuxdoc system>
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<article>
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<title> PhpCompta Manuel d'utilisation</title>
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<author>
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<name>originally written by Dany De Bontridder
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</name>
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</author>
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<date>$Revision$</date>
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<abstract>
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Ce document est le manuel d'utilisation de PhpCompta.<url url="http://savannah.nongnu.org/projects/phpcompta/" name="Ph pCompta Savannah">.
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Il aborde des thèmes
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comme la sécurité, l'utilisation de PhpCompta, les trucs et astuces, et
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de la documentation pour ceux qui aimeraient contribuer.
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Il ne reprend pas ce qui a déjà été dit dans l'INSTALL-fr et la FAQ-fr.
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<!-- Table of contents -->
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<toc>
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<sect>Vue Général
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<sect1>Définition des termes
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<p>
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<itemize>
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<item> Gestion : art de gérer une entreprise ou une activité d'indépendant
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<item> Comptabilité : tenue de journaux qui sont l'historique des opérations faites
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par une entreprise ou un indépendant
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<item> Catégorie de fiches : Ensemble de fiche qui ont un point en commun
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exemple : Fourniture bureau est un ensemble des fiches bic, papiers, téléphone, électricité...
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<item> Fiche : chaque fiche, correspond à un élément: un fournisseur, un client, un article
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<item> Journaux Comptables : Il existe 3 journaux minimum et indispensables à la tenue de la
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comptabilité, il s'agit du journal des ventes qui contient toutes les ventes effectuées, journal
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d'achat qui contient tous les achats effectués, journal financier qui contient toutes les opérations
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financières (banques, caisses)
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<item> Postes Comptables : afin de simplifier, chaque type d'opération à un poste comptable, c'est
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un chiffre dans un tableaux, exemple en Belgique 5500 représente les comptes bancaires, 600 les
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achats de fournitures... Ces postes comptables ne sont pas les mêmes dans tous les pays. Ils sont
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regroupés dans un plan comptable. En général, le plan comptable se subdivise en 6 grandes familles
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<itemize>
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<item>1. Les comptes de capital (immobilisé)
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<item>2. Les immobilisations corporelle (Actif a plus d'un an)
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<item>3. Les Stocks et commandes
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<item>4. Les comptes de tiers (clients, fournisseurs,tva)
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<item>5. Les comptes d'actifs (compte en banque,caisse...)
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<item>6. Les charges d'exploitations
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<item>7. Les produits d'exploitations.
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</itemize>
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<item> Débit et crédit
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Les postes comptables sont en parties doubles, l'une est le débit l'autre est le crédit.
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Les actifs diminuent quand le crédit augmentent, les comptes de passifs diminuent quand
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le débit augmentent. Par exemple, si un compte en banque est débité il augmente, mais dans
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la vie courante, votre compte en banque est une dette que votre banque a envers vous, donc
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quand sa dette augmente on dit que le compte est crédité mais dans votre comptabilité, cela
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correspond à l'inverse: de votre point de vue, votre compte en banque est une créance sur
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votre banque donc s'il augmente, il est débité !!!
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</itemize>
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</p>
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</sect1>
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<sect1>Logiciel de comptabilité ou de gestion ?
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<sect2>Définition
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<p>
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La comptabilité consiste, de la manière prévue par les lois sur la comptabilité,
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à enregistrer toutes les opérations d'une activité commerciale, industrielle ou artisanale.
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La grande différence avec la gestion, est que la comptabilité est tenue
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en suivant des lois précises, qui malheureusement changent suivant le pays.
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De plus, elle doit entre autre permettre les déclarations
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fiscale, permettre des analyses bilantaires et surtout être conforme à la législation.
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Ce n'est pas le cas, de la gestion, la gestion consiste à gérer une entreprise ou une activité
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d'indépendant, ce qui inclut aussi la gestion du courrier, du personnel...
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En bref, la comptabilité est guidé par la législation tandis que la
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gestion par la gestion. Un programme de comptabilité peut rendre les
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services d'un programme de gestion et parfois les programmes de
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gestion peut rendre les services d'un programme de comptabilité. La
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limite est floue et discutable.
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</sect2>
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</sect1>
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<sect> Mémento de comptabilité
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<sect1> Introduction
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<p> Ce mémento sera vraiment très bref, si vous voulez en savoir
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plus. Vous serez obligé d'aller chercher les livres adéquats.
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Cependant, sur le site de PhpCompta vous trouverez des liens qui
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devraient vous aider à commencer cette matière.
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</sect1>
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<sect1> Le Bilan
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<p> L'un des objectif de la comptabilité est de pouvoir établir un bilan qui
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donnera une idée de la santé de la société.
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Le bilan est en deux parties, la partie droite représente les comptes
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d'actifs tandis que la partie gauche représente le passif. Il faut que
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les deux colonnes aient le même total. Ce qui est normal puisque toute
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opération se passe entre par opération de débit - crédit.
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</sect1>
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<sect1> Les comptes actifs / passifs <label id="comptesap">
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<p>
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Il existe une première catégorie de compte (classe 1 à 5) qui est
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divisé en deux sortes de comptes : les comptes d'actif et les comptes
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de passif.
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<p>
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Si un compte est débité alors forcément au moins un autre compte sera
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crédité
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<p>
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Exemple
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Un client paie sa facture sur votre compte en banque on aura alors
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<verb>
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Banque (débit)
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à
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Client (crédit)
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</verb>
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</p>
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<p>
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Pour bien comprendre les comptes on les schématise par le T
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<verb>
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compte
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---------------------------+--------------------------------
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débit | crédit
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</verb>
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</p>
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<p>
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La dette du client diminue mais votre compte en banque augmente. Et
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toutes les opérations comptables sont ainsi. La convention veut que
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l'on commence toujours par le compte débité puis le compte crédité. Il
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faut toujours garder un mémoire
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<itemize>
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<item> L'actif augmente au débit et diminue au crédit
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<item> Le passif augmente au crédit et diminue au débit
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</itemize>
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Les comptes d'actifs sont les comptes comme les comptes en banque, les
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créances, le matériel que vous possédez. Ce sont les ressources.
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Les comptes de passif sont les dettes, les emprunts. Ce sont les
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Emplois.
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</sect1>
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<sect1> Les comptes de résultats
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<p> Il y a d'autres 2 sortes de compte de résultat, les classes 6 et
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7.
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<sect2> Les charges
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<p> Les charges (classe 6) représentent toutes les dépenses de votre
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entreprise: loyer, paiement au personnel, charge d'intérêt...
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Les charges augmentent au crédit mais certains comptes peuvent aussi
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être diminués.
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Par exemple, vous encodez une facture d'électricités, vous auriez
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<verb>
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Charge électricité
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à
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Fournisseur
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</verb>
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Remarquez qu'ici on encode la facture, la reconnaissance de
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notre dette envers le fournisseur d'électricité et pas du tout le
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paiement! Ce paiement se fera en banque par l'écriture Fournisseur à
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banque: la créance de votre fournisseur diminue notre compte en banque
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diminue. voir les explications de la section <ref id="comptesap"
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name="comptes actifs passifs">
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</sect2>
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<sect2> Les produits
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<p> C'est très simple, les produits sont tout simplement ce que vous
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vendez, gagnez comme intérêts financiers, bref, les produits c'est les
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créances que vous avez.
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Le paiement de vos créances, devrait se faire avec les comptes de
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banques et de débiteurs. Cependant, il arrive souvent que l'on ne
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passe pas par des comptes débiteurs mais directement en faisant banque
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à produits...
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</sect2>
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</sect1>
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<sect1> Fiscalité, TVA
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<p> tous les requalifications des montants doivent
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se faire par le journal des opérations diverses
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<sect2> Belgique
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<sect3> TVA & impôt
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<p> Pour faire votre déclaration tva, vous pouvez utilisez les
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balances des comptes ou les formulaires.
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<p>
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Attention NE PAS REPRENDRE LES
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MONTANTS AINSI !!!. Avant de faire votre déclaration, vous devez d'abord
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rectifier les montants. Par exemple, 50% de la tva sur la voiture ne
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sont pas récupérable par la tva mais par l'impôt des société.
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Il faut "déplacer" 50% de cette tva dans un poste comptable tva non
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admises,
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cela devrait être un compte de la classe 6 (donc 6xxxx à 411xxx), les charges
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augmentent mais la tva à récupérer diminue, ce qui est logique puisque
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cette tva est à récupérer par l'impôt des sociétés.
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<p> Idem pour les frais de restaurant, ne pas oublier pendant les
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travaux de fin d'exercice,d'imputer 50% du total de vos frais de
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restaurant à un compte de dépense non admise. Il n'est pas dans le
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PCMN donc créer le poste vous-même (classe 67).
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<p>De plus si vous utilisez la voiture pour votre usage personnel, 2/7
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doivent être mis sur le compte exploitant dans le cas d'une
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sprl. C'est-à-dire qu'il
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faut diminuer les charges 6xxxx frais de voiture à 41xxx Compte de
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l'exploitant. Et de la même manière, diminuer la tva de vos frais de
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voiture de 2/7.
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</sect3>
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<sect2> France
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<p> Pas reçu de doc ni d'aide sur ce sujet désolé
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</sect2>
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</sect1>
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</sect>
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<sect> Les modes
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<p>
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Dans le menu préférence, il existe deux sortes d'interface que vous pouvez utiliser,
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</p>
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<sect1>Le mode comptable
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<p>
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Dans ce cas, vous verrez votre comptabilité comme un comptable s'attend à la voir
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avec des postes comptables, des écritures comptables impliquant des
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débits et des crédits.
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Vous aurez accès à votre comptabilité de façon "brute" avec beaucoup
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moins de contrôle donc plus de risques de "mal encodé"; l'une des
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règles comptables est l'irréversibilité des écritures, si vous avez
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mal encodé, vous devez introduire l'écriture comptable inverse pour
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corriger, pensez à mettre la mention "correction d'erreur"
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</sect1>
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<sect1>Le mode utilisateur
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<p>
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Dans ce cas, vous verrez votre comptabilité comme un utilisateur, facture à payer, facture à encoder...
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C'est le profil par défaut des utilisateurs que vous créerez, sans
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formation comptable particulière , l'autre
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profil ne pourrait que vous perturbez, il s'agit pourtant de la même chose mais vue différemment.
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Certaines opérations ne sont cependant possible que dans le profil comptable, il s'agit d'opérations
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peu fréquentes et qui demande une réelle connaissance de ce domaines pour être encodés correctement
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par exemple une augmentation de capital, une reprise d'amortissement,
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|
écriture d'ouverture d'exercice...
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Les valeurs des articles (vente ou achat) sont dans les fiches mais
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peuvent être changé lors de la création d'une opération de vente ou
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d'achat. Les taux de tva aussi sont dans les fiches. Dans la version
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1.0.0, il ne sera pas possible de la changer lors de la création de
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l'opération.
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A chaque taux de tva correspond un poste comptable. Pour faire une
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déclaration, il suffit d'avoir la somme de ce poste pour la période.
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</sect1>
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</sect>
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<sect>Les journaux
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<p> Il existe 4 sortes de journaux
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<itemize>
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<item> Vente regroupant les ventes
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<item> Achat Celui regroupant les achats
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<item> Financier Celui regroupant tous les mouvements financiers (banque, caisse...)
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<item> Opérations divers Et celui regroupant toutes les autres opérations (augmentation de bilan, amortissement
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</itemize>
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La première chose à faire quand on crée un journal est de le paramétrer correctement
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L'écran est divisé en deux parties, celle du dessus, s'adresse au profil "comptable" celui
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du dessous au profil utilisateur.
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Pour le profil comptable, vous devez mettre un filter pour les comptes
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visibles au débit ou au crédit
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exemple :
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<verb>
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Postes utilisables journal (débit) 60*
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Postes utilisables journal (crébit) 411* 4000001
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</verb>
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Ceux qui terminent par une étoile reprennent les comptes qui commence
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par l'expression ainsi 411* reprendra 411, 4111, 4112,4113 et
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4114. Vous séparez les différents comptes par un espace.
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Il vaut mieux ne pas créer plus de 4 journaux par types, c'est-à-dire
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16 au total, il y a à cela deux raisons : la première est que cela
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devient ingérable, la seconde est que l'affichage en mode utilisateur
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serait euh... atroce. Quatre journaux en tout est largement suffisant
|
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pour les besoins d'une entreprise.
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<sect1> Journal des Achats
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</sect1>
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<sect1> Journal des Ventes
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</sect1>
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<sect1> Journal des Financiers
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</sect1>
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<sect1> Journal des Opérations diverses
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</sect1>
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</sect>
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|
<sect> Les fiches
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<sect1>Création d'une catégorie de fiche
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<p>
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Les catégories de fiches sont en fait le rassemblement de fiche ensembles, par exemple, les
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marchandises, les clients, les fournisseurs...
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Pour créer une catégorie, cliquer sur Fiche et à droite sur création. Vous devez donner le
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nom de la catégorie et le type de fiche que vous voulez.
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La classe de base est le poste comptable parent de vos fiche, ce poste doit exister, il faut alors
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|
cliquer aussi sur "create account for each" qui permet de générer automatiquement le poste comptable voulu, ce poste sera automatiquement ajouté dans le Plan Comptable. Si cette option n'est pas
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|
cochée, vous devrez ajouter manuellement le poste comptable et le donner explicitement. Si vous ne souhaitez pas que chaque fiche aie son propre comptable, ne cochez l'option et n'ajoutez pas manuellement le poste comptable. Dans ce cas, ce sera le poste du modèle de fiche par défaut qui sera utilisé, si vous ne l'indiquez pas ce sera la classe par défaut de ce type de modèle.
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Pour simplifier :
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<itemize>
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<item>Vous voulez que chaque fiche aie son propre poste comptable et vous souhaitez que ce poste soit crée automatiquement : cochez la case 'Create account for each'
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<item>Vous souhaitez qu'il n'y a pas de poste comptable attaché à chaque fiche: ne la cochez pas
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<item>Vous souhaitez qu'il y aie un poste comptable attaché à chaque fiche
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mais pas généré automatiquement: ne cochez pas. Par la suite, ajoutez
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|
l'attribut 'Poste Comptable' si nécessaire, la plupart des fiches ont
|
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par défaut un attribut 'Poste Comptable,
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|
vous devrez mettre manuellement le poste comptable
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que vous souhaitez pour chaque fiche. Dans ce cas, <bf /toutes/ les
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fiches devront avoir un poste comptable. Sinon ce sera le poste comptable
|
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par défaut qui sera utilisé.
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</itemize>
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</sect1>
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<sect1>Création d'une fiche
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<p>
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Quelques attributs à expliquer : Gestion Poste, Prix Achat, Prix de
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vente, Poste Comptable. Vous n'êtes pas obligé de créer une fiche pour
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tout, par exemple pour les restaurants, vous pouvez encodez une seule
|
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et unique fiche appelée restaurant.
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</p>
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</sect1>
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<sect>Encodage d'opération
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<sect1> Remarques générales
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<p> La tva est automatiquement mise, on prend celle de la fiche, il n'est
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|
donc normale que vous ne deviez pas l'encoder. Les prix sont aussi pris dans
|
|
les attributs de la fiche mais vous pouvez modifier manuellement.
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|
<p> En cas de montant négatif, les écritures sont inversées
|
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Exemple
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<verb>
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* Paiement d'une facture (montant négatif) on aura
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fournisseur
|
|
à
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|
client
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|
* Reprise de marchandise (diminution de vente & tva)
|
|
Tva à payer, vente
|
|
à
|
|
client
|
|
La dette du client diminue
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|
|
</verb>
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<p> Il n'est pas possible de modifier un encodage mais vous pouvez l'annuler.
|
|
Attention cependant de ne pas annuler l'annulation !!!
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</sect1>
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|
<sect1>Achat
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</sect1>
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|
<sect1>Vente
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</sect1>
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|
<sect1>Opération financière
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<p> En cas de paiement, il faut introduire le montant négatif.
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</sect1>
|
|
<sect1> Opérations Diverses
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|
<p> Les cartes de crédit :
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|
La visa = changement de créancier : visa paie le fournisseur vous
|
|
payez la société
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|
|
<p> Facture payée par mensualité
|
|
Opération de rapprochement ???
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</sect1>
|
|
</sect>
|
|
|
|
<sect>Sécurité
|
|
<sect1> Remarques
|
|
<p>
|
|
PhpCompta a sa propre sécurité, cependant si vous voulez vraiment
|
|
sécuriser votre comptabilité, vous devez prendre en compte qu'il ne
|
|
suffit de sécuriser votre server et phpcompta mais aussi les
|
|
programmes sur lequel le programme s'appuie. C'est-à-dire Apache,
|
|
utilisation de https à la place de http, de PostGresql, de l'utilisation
|
|
des odbc, de l'encryption des backups, de la traque des mots de passe
|
|
trop facile à deviner,... La liste est longue et c'est l'ensemble des
|
|
mesures qui déterminera la sécurité de vos données, il suffit d'une
|
|
seule faiblesse pour que la sécurité soit insuffisante. Le sujet
|
|
est très vaste, il englobe trop de choses. C'est pourquoi nous ne
|
|
traiterons que de PhpCompta uniquement et un tout petit peu de PostgreSql.
|
|
</sect1>
|
|
<sect1> Base de données
|
|
<p>
|
|
En tout premier lieu, si vous avez réussi à tout installer, vous
|
|
devez ajouter une sécurité à l'accès de vos database. Donc n'essayez
|
|
pas d'utiliser install.sh quand la sécurité par mot de passe est
|
|
activée !!! Ou alors mettez le mot de passe dans ~/.pgpass de
|
|
l'utilisateur phpcompta
|
|
|
|
Dans include/constant.php changer le mot de passe (ligne
|
|
phpcompta_password), il contient dany par défaut par votre mot de
|
|
passe
|
|
|
|
En tant
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|
qu'utilisateur postgres, ajoutez un mot de passe à votre utilisateur
|
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phpcompta avec la commande //
|
|
psql -c "alter user phpcompta password 'votre_mot_de_passe'"
|
|
Ce mot de passe est évidemment celui dont on a parlé au paragraphe
|
|
précédent.
|
|
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|
|
|
Ensuite changez le pg_hba.conf, et mettez les lignes suivantes
|
|
<verb>
|
|
host all all 172.16.31.0 255.255.255.0 md5
|
|
local all all md5
|
|
host all all 127.0.0.1 255.255.255.255 md5
|
|
</verb>
|
|
La première ligne corresponde à mon réseau privé.
|
|
|
|
Relancez postgres, voilà maintenant un mot de passe sera toujours
|
|
requis, n'oubliez pas de mettre un mot de passe à vos
|
|
superutilisateurs PostgreSql avant de changer, sinon vous ne pourrez
|
|
plus vous connecter.
|
|
|
|
Ensuite, changer les droits sur le répertoire où sont vos fichiers
|
|
avec chmod 700, attention : le propriétaire des fichiers doit être le
|
|
même que du propriétaire du process httpd, pour vérifier faite ps -ef|grep
|
|
httpd, le propriétaire du processus ttpd se trouve dans la première
|
|
colonne.
|
|
Exemple chez moi, le propriétaire est apache
|
|
<verb>
|
|
root@july data]# ps -ef|grep httpd
|
|
root 24540 1 0 22:47 ? 00:00:00 /opt/http2//bin/httpd -k start
|
|
apache 24541 24540 0 22:47 ? 00:00:00 [httpd]
|
|
apache 24542 24540 0 22:47 ? 00:00:00 [httpd]
|
|
apache 24543 24540 0 22:47 ? 00:00:00 [httpd]
|
|
apache 24544 24540 0 22:47 ? 00:00:00 [httpd]
|
|
apache 24545 24540 0 22:47 ? 00:00:00 [httpd]
|
|
root 24555 23968 0 22:56 pts/0 00:00:00 grep httpd
|
|
|
|
</verb>
|
|
</sect1>
|
|
|
|
|
|
<sect1> PhpCompta
|
|
<p>
|
|
Dans PhpCompta, le module de sécurité permet d'établir quel
|
|
utilisateur peut accéder à quel dossier, ce qu'il peut y faire,
|
|
les journaux qu'il peut accéder. Chaque fois qu'une page est chargée,
|
|
le mot de passe et le login utilisateur sont vérifiés pour savoir si
|
|
primo il a accès a ce qu'il demandé à faire et secundo si son compte
|
|
est actif et que le mot de passe fourni est valide. Ces valeurs sont
|
|
stockés sur le server. Peu de système vérifie aussi souvent les
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permissions d'un utilisateur. Evidemment utiliser le cache de
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l'explorateur pour découvrir ces informations est une perte de
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temps, utiliser son historique pour accéder à vos données ne
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fonctionnera pas non plus.
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Pour ajouter un utilisateur, vous devez tout d'abord avoir les droits
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admin et créez l'utilisateur. A ce moment-là, il n'a accès à rien du
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tout. Il faut ensuite se connecter à un dossier sur lequel vous avez
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des droits admin et l'ajouter, par défaut il ne peut rien faire. A
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vous de spécifier ce qu'il peut accéder et son droits par défaut
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(écriture ou lecture). De cette façon, un utilisateur (sauf avec des
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droits admin ) ne peut pas accéder à des nouveaux dossiers. Chaque
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accès doit être donné explicitement.
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Dans un dossier, un utilisateur a toujours un droit par défaut. Si par
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exemple, son droit par défaut est de lire il pourra lire tout
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ce qu'il veut et écrire uniquement dans ce qui a été explicitement
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permis. Si son droit par défaut est d'écrire, c'est l'inverse, il
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pourra écrire partout sauf là ou est explicitement il ne peut
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qu'écrire. Le sens d'écrire dans ce contexte-ci doit se comprendre
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comme la capacité à pouvoir ajouter ou modifier des informations
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</sect1>
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</sect>
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<sect> Gestion de stock
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<p> Pour toutes les marchandises dont vous voulez gérer le stock, il
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faut ajouter l'attribut gestion de stock, vous devez y mettre un code,
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et exactement le même code dans sa contrepartie. Les mêmes
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marchandises ont toujours deux fiches : l'une pour la vente et l'autre
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pour l'achat, la seule façon de lier ces fiches est de leur donner le
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même code de stock.
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Bien faire attention à ce code, il doit être le même pour les fiches
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achats et ventes de la même marchandise, si vous utilisez ce code
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stock pour deux différentes marchandise, vous ne serez plus en mesure
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de faire la différence entre ces 2 marchandises dans le stock.
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Dans le mode utilisateur, les achats et les ventes vont
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automatiquement mettre le stock à jour. Dans le mode comptable ce
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n'est pas le cas !
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<sect1> Gestion de stock
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<p> Dans le menu avancé vous verrez l'item stock, dans le mode
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comptable, il n'est pas possible de gérer le stock. Il faut rechanger
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son mode par défaut à User.
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</sect1>
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</sect>
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<sect> Rapprochement
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</sect>
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<sect> Centralisation
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</sect>
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<sect> Exemple
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<sect1>Ouverture de compte
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<p>
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En débit d'année, il faut réouvrir les comptes ou les ouvrir en
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commençant une activité.
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1 janvier
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Pierre lance une société dont le capital est de 18200 euros, dont
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seulement 6100 euro sont libérés et mis sur un compte en banque
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Opération diverse ->
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débit banque 6100 euros
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débit capital non appelé 12100
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à crédit capital souscrit 18200
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</sect1>
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<sect1> Quelques factures
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<p>5 janvier
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Pierre paie le loyer (400 euro) à son propriétaire par banque, prendre
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le journal achat
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7 janvier
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Pierre paie l'eau et le gaz (250 euros + 21%tva), cliquez sur le
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bouton new pour créer les fiches manquantes
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15 janvier
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Extrait de compte banquaire: on voit le paiement du loyer du 5 janvier
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17 janvier
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Banque : on voit les paiements du 7 janvier
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encoder dans le journal financier, ne pas oublier le rapprochement
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21 janvier
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Vente : vend 15 pièces de l'article A, paiement par banque
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26 janvier
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Banque : on voit les paiements du 15 janvier
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encoder dans le journal financier, ne pas oublier le rapprochement
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31 janvier
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Banque : le client nous a payé pour la facture du 21
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encoder dans le journal financier, ne pas oublier le rapprochement
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</sect1>
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</sect>
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</article>
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