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<!doctype linuxdoc system>
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<article>
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<title> PhpCompta Manuel d'utilisation</title>
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<author>
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<name>originally written by Dany De Bontridder
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</name>
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</author>
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<date>$Revision$</date>
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<abstract>
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Ce document est le manuel d'utilisation de PhpCompta.<url url="http://savannah.nongnu.org/projects/phpcompta/" name="Ph pCompta Savannah">.
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Il aborde des thèmes
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comme la sécurité, l'utilisation de PhpCompta, les trucs et astuces, et
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de la documentation pour ceux qui aimeraient contribuer.
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Il ne reprend pas ce qui a déjà été dit dans l'INSTALL-fr et la FAQ-fr.
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<!-- Table of contents -->
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<toc>
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<sect>Vue Général
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<sect1>Définition des termes
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<p>
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<itemize>
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<item> Gestion : art de gérer une entreprise ou une activité d'indépendant
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<item> Comptabilité : tenue de journaux qui sont l'historique des opérations faites
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par une entreprise ou un indépendant
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<item> Catégorie de fiches : Ensemble de fiche qui ont un point en commun
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exemple : Fourniture bureau est un ensemble des fiches bic, papiers, téléphone, électricité...
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<item> Fiche : chaque fiche, correspond à un élément: un fournisseur, un client, un article
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<item> Journaux Comptables : Il existe 3 journaux minimum et indispensables à la tenue de la
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comptabilité, il s'agit du journal des ventes qui contient toutes les ventes effectuées, journal
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d'achat qui contient tous les achats effectués, journal financier qui contient toutes les opérations
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financières (banques, caisses)
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<item> Postes Comptables : afin de simplifier, chaque type d'opération à un poste comptable, c'est
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un chiffre dans un tableaux, exemple en Belgique 5500 représente les comptes bancaires, 600 les
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achats de fournitures... Ces postes comptables ne sont pas les mêmes dans tous les pays. Ils sont
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regroupés dans un plan comptable. En général, le plan comptable se subdivise en 6 grandes familles
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<itemize>
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<item>1. Les comptes de capital (immobilisé)
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<item>2. Les immobilisations corporelle (Actif a plus d'un an)
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<item>3. Les Stocks et commandes
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<item>4. Les comptes de tiers (clients, fournisseurs,tva)
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<item>5. Les comptes d'actifs (compte en banque,caisse...)
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<item>6. Les charges d'exploitations
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<item>7. Les produits d'exploitations.
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</itemize>
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<item> Débit et crédit
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Les postes comptables sont en partie double, l'une est le débit l'autre est le crédit.
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Les actifs diminuent quand le crédit augmente, les comptes de passifs diminuent quand
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le débit augmente. Par exemple, si un compte en banque est débité il augmente, mais dans
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la vie courante, votre compte en banque est une dette que votre banque a envers vous, donc
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quand sa dette augmente on dit que le compte est crédité mais dans votre comptabilité, cela
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correspond à l'inverse: de votre point de vue, votre compte en banque est une créance sur
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votre banque donc s'il augmente, il est débité !!! Si vous trouvez que c'est curieux, c'est
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tout-à-fait normal.
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</itemize>
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</p>
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</sect1>
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<sect1>Logiciel de comptabilité ou de gestion ?
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<sect2>Définition
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<p>
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La comptabilité consiste, de la manière prévue par les lois sur la comptabilité,
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à enregistrer toutes les opérations d'une activité commerciale, industrielle ou artisanale.
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La grande différence avec la gestion, est que la comptabilité est tenue
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en suivant des lois précises, qui malheureusement changent suivant le pays.
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De plus, elle doit entre autre permettre les déclarations
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fiscales, permettre des analyses bilantaires et surtout être conforme à la législation.
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Ce n'est pas le cas, de la gestion, la gestion consiste à gérer une entreprise ou une activité
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d'indépendant, ce qui inclut aussi la gestion du courrier, du personnel...
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En bref, la comptabilité est guidé par la législation tandis que la
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gestion par la pratique. Un programme de comptabilité peut rendre les
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services d'un programme de gestion et parfois les programmes de
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gestion peut rendre les services d'un programme de comptabilité. La
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limite est floue et discutable.
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</sect2>
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</sect1>
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<sect> Mémento de comptabilité
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<sect1> Introduction
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<p> Ce mémento sera vraiment très bref; si vous voulez en savoir
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plus, vous serez obligé d'aller chercher les livres adéquats.
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Je vous conseille vivement pour la Belgique
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"le Précis de comptabilisation de Joseph Antoie et Jean Paul Cornil. Ed. De Boeck Université".
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<p>
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Cependant, sur le site de PhpCompta vous trouverez des liens qui
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devraient vous aider à commencer cette matière.
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</sect1>
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<sect1> Le Bilan
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<p> L'un des objectif de la comptabilité est de pouvoir établir un bilan qui
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donnera une idée de la santé de la société.
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<p>Le bilan correspond aussi à une obligation légale
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<p>Le bilan est en deux parties, la partie droite représente les comptes
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d'actifs tandis que la partie gauche représente le passif. Il faut que
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les deux colonnes aient le même total. Ce qui est normal puisque toute
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opération se passe entre par opération de débit - crédit.
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</sect1>
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<sect1> Les comptes actifs / passifs <label id="comptesap">
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<p>
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Il existe une première catégorie de compte (classe 1 à 5) qui est
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divisé en deux sortes de comptes : les comptes d'actif et les comptes
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de passif.
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<p>
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Si un compte est débité alors forcément au moins un autre compte sera
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crédité
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<p>
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Exemple
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Un client paie sa facture sur votre compte en banque on aura alors
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<verb>
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Banque (débit)
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à
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Client (crédit)
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|
</verb>
|
|
</p>
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<p>
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Pour bien comprendre les comptes on les schématise par le T
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<verb>
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compte
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---------------------------+--------------------------------
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débit | crédit
|
|
|
|
|
</verb>
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|
</p>
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<p>
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La dette du client diminue mais votre compte en banque augmente. Et
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toutes les opérations comptables sont ainsi. La convention veut que
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l'on commence toujours par le compte débité puis le compte crédité. Il
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faut toujours garder un mémoire
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<itemize>
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<item> L'actif augmente au débit et diminue au crédit
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<item> Le passif augmente au crédit et diminue au débit
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</itemize>
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<p>
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Les comptes d'actifs sont les comptes comme les comptes en banque, les
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créances, le matériel que vous possédez. Ce sont les ressources.
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<p>
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Les comptes de passif sont les dettes, les emprunts,.... Ce sont les
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Emplois.
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</sect1>
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<sect1> Les comptes de résultats
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<p> Il y a deux sortes de compte de résultat, les classes 6 et
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7.
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<sect2> Les charges
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<p> Les charges (classe 6) représentent toutes les dépenses de votre
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entreprise: loyer, paiement au personnel, charge d'intérêt...
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Les charges augmentent au crédit mais certains comptes peuvent aussi
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être diminués.
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Par exemple, vous encodez une facture d'électricité, vous auriez
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<verb>
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Charge électricité
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|
à
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|
Fournisseur
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</verb>
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|
Remarquez qu'ici on encode la facture, la reconnaissance de
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notre dette envers le fournisseur d'électricité et pas du tout le
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paiement! Ce paiement se fera dans le journal financier
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par l'écriture Fournisseur à
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banque: la créance de votre fournisseur diminue notre compte en banque
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diminue. voir les explications de la section <ref id="comptesap"
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name="comptes actifs passifs">, tandis que la reconnaissance de dette
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se fera dans un journal d'achat.
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</sect2>
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<sect2> Les produits
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<p> C'est très simple, les produits sont tout simplement ce que vous
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vendez, gagnez comme intérêts financiers, bref, les produits; ce sont
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aussi les créances que vous avez.
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<p>Le paiement de vos créances, devrait se faire avec les comptes de
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banques et de débiteurs. Cependant, il arrive souvent que l'on ne
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passe pas par des comptes débiteurs mais directement en faisant banque
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à produits... Ce qui devrait être évité.
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</sect2>
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<sect2> Les pièces justificatives.
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<p>Toutes les pièces justificatives (extrait de compte en banque, factures,
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...) doivent être numérotées.
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<p> Le numéro de la pj doit être soit celui de l'opération dans le grand livre,
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soit celui du livre centralisé où l'opération a été inscrite. Il est important
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que ce numéro vienne du livre centralisé puisque lors de la centralisation, les
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opérations sont réordonnées par date.
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</sect2>
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</sect1>
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<sect1> Belgique Fiscalité, TVA
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<p> Toutes les requalifications des montants doivent
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se faire par le journal des opérations diverses
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<p>
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Utilisez toujours les comptes 67xxx pour toutes les opérations
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fiscale non déductible de votre bénéfice par exemple :versement anticipé d'impôt,
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paiement de l'impôt, dépense non admise: partie non déductible de
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certains frais ( voiture, restaurant...).
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<sect2> Déclaration TVA
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<p> Pour faire votre déclaration tva, vous pouvez utilisez les
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balances des comptes ou <ref id="rapport" name="les rapports"> .
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<p>
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Attention NE PAS REPRENDRE LES
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MONTANTS AINSI !!!. Avant de faire votre déclaration, vous devez d'abord
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rectifier les montants. Par exemple, 50% de la tva sur la voiture ne
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sont pas récupérable par la tva mais par l'impôt des société.
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Il faut "déplacer" 50% de cette tva dans un poste comptable tva non
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admises,
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cela devrait être un compte de la classe 6 (donc 6xxxx à 411xxx), les charges
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augmentent mais la tva à récupérer diminue, ce qui est logique puisque
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cette tva est à récupérer par l'impôt des sociétés.
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<p> Idem pour les frais de restaurant, ne pas oublier pendant les
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travaux de fin d'exercice,d'imputer 50% du total de vos frais de
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restaurant à un compte de dépense non admise. Il n'est pas dans le
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PCMN donc créer le poste vous-même (classe 67).
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<p> Ensuite, vous pouvez utiliser le rapport "déclaration de tva",
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pensez à l'adapter à vos besoins
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</sect2>
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<sect2>Opérations comptables pour la TVA
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<p>Les écritures comptables : chaque trimestre vous devez payer un acompte de
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tva qui est égal au tiers du montant dû à la dernière déclaration
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<verb>
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4117 Acompte TVA
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5500 Banque
|
|
</verb>
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A la fin du trimestre, il faut regrouper tous les comptes TVA.
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|
Si vous devez payer la TVA
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<verb>
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|
451x TVA à payer
|
|
à
|
|
411x TVA à récupérer
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|
4117 Acompte sur TVA
|
|
4519 Compte TVA
|
|
</verb>
|
|
Si vous devez récupérer de la TVA
|
|
<verb>
|
|
451x TVA à payer
|
|
4119 Compte TVA
|
|
à
|
|
411x TVA à récupérer
|
|
4117 Acompte sur TVA
|
|
|
|
</verb>
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|
Quand vous recevrez la déclaration constatant votre créance
|
|
<verb>
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|
4118 TVA à rembourser par l'administration
|
|
à
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|
4119 Compte TVA
|
|
</verb>
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Ensuite, utilisez le compte 4519 ou 4118 avec un compte en banque quand vous
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recevrez ou paierez la TVA
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</sect2>
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<sect2>Déclaration Assujetti TVA
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<p>Vous pouvez directement faire votre déclaration assujetti.
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<p> Vous devez pour cela aller dans le menu "impression", puis "Liste
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Client Assujetti". Vous donnez l'année, cliquer sur "Impression". A ce
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moment-là, vous n'avez que la totalité des clients, vous pouvez le
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recopier à la main sur le formulaire ad-hoc (doc/fr_BE_listing-client.pdf).
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<p>Si vous continuez en cliquant sur déclaration magnétique, un
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fichier sera généré conformément à
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doc/fr_BE_liste-client-nonpapier.pdf. Vous sauvez ce fichier sur une
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disquette ou un CDROM et vous l'envoyez à votre administration de
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tva. N'oubliez pas : vous devez tout d'abord lire et imprimez en 3
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exemplaires l'annexe 6 (note d'accompagnement)
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</sect2>
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</sect1>
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<sect1>Fiscalité Belgique : Impôts
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<sect2>Pendant l'exercice
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<p>Pendant toute l'année, vous payez probablement des versements
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anticipés d'impôts. Dans votre comptabilité cela doit apparaître
|
|
ainsi
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|
<verb>
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6700 Impôt et précomptes dus ou versés
|
|
à
|
|
5500 Banque
|
|
</verb>
|
|
|
|
<p>Les versements anticipés d'impôt ne sont pas des charges déductibles
|
|
|
|
</sect2>
|
|
<sect2>Fin d'exercice
|
|
<p>A la fin de l'exercice, vous devez estimer l'impôt. Soit vous pensez
|
|
que vous aurez à rembourser soit à payer.
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|
<sect3>Remboursement d'impôt:
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|
<p>Dans ce cas, vous passerez les écritures suivantes
|
|
<verb>
|
|
4120 Impôt estimé à récupérer
|
|
à
|
|
6701 Excédent de versements d'impôt
|
|
</verb>
|
|
</sect3>
|
|
<sect3> Dette envers l'impôt
|
|
<p>Dans ce cas, vous passerez les écritures suivantes
|
|
<verb>
|
|
6702 Charges fiscales estimées
|
|
à
|
|
4500 Dettes fiscales estimées
|
|
</verb>
|
|
</sect3>
|
|
</sect2>
|
|
<sect2>L'année suivante
|
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<p>L'année suivante vous recevez votre extrait de rôle.
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|
Suivant que vous ayez prévu d'avoir une dette et une créance d'impôt, il
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|
y aura des écritures différentes.
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|
<sect3>Premier cas, vous pensez avoir une créance.
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|
<sect4>La créance estimée est inférieure à ce que vous allez vraiment recevoir.
|
|
<p>Autrement dit, vous avez sous-estimé votre créance
|
|
Dans ce cas, les écritures seront
|
|
<verb>
|
|
4121 Impôt à récupérer
|
|
à
|
|
7710 Régularisation d'impôt dus ou versé
|
|
4120 Impôt estimé à récupérer
|
|
</verb>
|
|
|
|
</sect4>
|
|
<sect4>la créance estimée est supérieure à ce que vous allez vraiment recevoir,
|
|
<p>c'est-à-dire, surestimation de la créance. vous recevrez moins que prévu.
|
|
<verb>
|
|
4121 Impôt à récupérer
|
|
à
|
|
6710 Supplément d'impôt dus ou versé
|
|
4120 Impôt estimé à récupérer
|
|
</verb>
|
|
|
|
</sect4>
|
|
<sect4>Vous avez correctement estimé votre créance.
|
|
<p>Dans ce cas, vous devez simplement faire
|
|
<verb>
|
|
4121 Impôt à récupérer
|
|
à
|
|
4120 Impôt estimé à récupérer
|
|
</verb>
|
|
Et quand l'argent tombera sur votre compte
|
|
<verb>
|
|
5500 Banque
|
|
à
|
|
4121 Impôt à récupérer
|
|
</verb>
|
|
Si vous décidez de le reporter en tant que versement anticipé d'impôt.
|
|
<verb>
|
|
6700 Impôt dus ou versé
|
|
à
|
|
4121 Impôt à récupérer
|
|
</verb>
|
|
</sect4>
|
|
</sect3>
|
|
<sect3>Second cas, vous pensez avoir une dette fiscale
|
|
<sect4>L'estimation de votre dette fiscale est supérieure à
|
|
ce que vous allez vraiment payer.
|
|
<p>Autrement dit, vous payez
|
|
moins d'impôt que prévu.
|
|
<verb>
|
|
4500 Dettes fiscales estimées
|
|
à
|
|
7710 Régularisation d'impôt dus ou versé
|
|
4520 Impôt et taxes à payer
|
|
</verb>
|
|
|
|
</sect4>
|
|
<sect4>L'estimation de votre dette fiscale est inférieure à
|
|
ce que vous allez vraiment payer.
|
|
<p>Autrement dit, vous payez plus d'impôt que prévu.
|
|
<verb>
|
|
4500 Dettes fiscales estimées
|
|
6710 Supplément d'impôt dus
|
|
à
|
|
4520 Impôt et taxes à payer
|
|
|
|
</verb>
|
|
|
|
</sect4>
|
|
<sect4>Vous avez correctement évalué votre dette fiscale.
|
|
<p>Les écritures à passer seront donc
|
|
<verb>
|
|
4500 Dettes fiscales estimées
|
|
à
|
|
4520 Impôt et taxes à payer
|
|
</verb>
|
|
Puis lors du paiement
|
|
<verb>
|
|
4520 Impôt et taxes à payer
|
|
à
|
|
5500 Banque
|
|
</verb>
|
|
|
|
</sect4>
|
|
</sect3>
|
|
</sect2>
|
|
</sect1>
|
|
<sect1> Fiscalité France
|
|
<p> Pas reçu de doc ni d'aide sur ce sujet désolé
|
|
|
|
</sect1>
|
|
<sect1>Ecriture de fin d'exercice comptable (Belgique)
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<p> Chaque année est composée de 13 périodes, les 12 premières font exactement
|
|
un mois mais la 13ième est toujours sur un seul jour : le 31
|
|
décembre.
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|
C'est cette période qui sera la période de clôture de l'année comptable.
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|
|
|
<p>Pour commencer, changer vos préférences pour avoir cette période
|
|
par défaut.
|
|
Normalement vous ne devrez utiliser que le journal des Opérations diverses et
|
|
aucun autre.
|
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|
|
<p>Ensuite, imprimez une balance des comptes de l'année écoulée.
|
|
Cela fait, le reste est assez facile.
|
|
|
|
<sect2> Les amortissements
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<p> Dans la comptabilité Belge, vous trouverez ce qu'il y a à amortir
|
|
dans le poste 24xxx,
|
|
imprimez ces fiches et calculez l'amortissement pour
|
|
l'année, ensuite en opération diverse, vous l'imputerez ainsi
|
|
<verb>
|
|
63xxx Dotation aux amortissement
|
|
à
|
|
2409xxxx Amortissement
|
|
</verb>
|
|
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|
Evidemment les postes comptables peuvent un peu changer suivant la
|
|
façon dont
|
|
vous avez adapté votre plan comptable. Faites toutes même attention à
|
|
ne pas
|
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mélanger ce que vous avez acheté il y a deux ans et l'année passée.
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Normalement, chaque élément faisant l'objet d'un amortissement
|
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doit avoir un plan d'amortissement, c'est-à-dire un document qui
|
|
décrit
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ce qui est amorti, indique la valeur d'acquisition et quelle somme
|
|
sera amortie sur quelle années.
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|
Le document est de format libre, le mieux est d'utiliser
|
|
une feuille du tableur d'OpenOffice.org pour résumer tout ce qui doit
|
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être amorti.
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|
Ce document est appelé tableau d'amortissement. Attention les montants
|
|
sont hors tva !!!!
|
|
<verb>
|
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exemple :
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bureau valeur d'acquisition 500euros acheté en 2003
|
|
Amorti en 2003 100 euros
|
|
Amorti en 2004 100 euros
|
|
Amorti en 2005 100 euros
|
|
Amorti en 2006 100 euros
|
|
Amorti en 2007 100 euros
|
|
PC valeur d'acquisition 1200euros acheté en 2002
|
|
Amorti en 2002 = 400 euros
|
|
Amorti en 2003 = 400 euros
|
|
Amorti en 2004 = 400 euros
|
|
|
|
Total à amortir en 2003 = 100 (pour le bureau) + 400 (pour le PC)
|
|
</verb>
|
|
</sect2>
|
|
<sect2> Les dépenses non admises
|
|
<p> Dans la fiscalité belge,
|
|
il s'agit entre autre de 50% des restaurants, 25% des frais de voiture
|
|
(taxes de roulage, car wash...),
|
|
des versements anticipés d'impôt et des paiements des impôts d'années
|
|
antérieures.
|
|
|
|
Vous devez donc utilisez le compte 67xxx pour diminuer les charges de
|
|
leur partie non déductible
|
|
</sect2>
|
|
<sect2>Reclassement des Charges, Produits et Dettes
|
|
<p> Il faut tout d'abord retrouver toutes les fournisseurs non payés
|
|
au 31 décembre
|
|
et vérifier qu'ils n'ont pas été payés dans le courant de janvier ou
|
|
de février.
|
|
Si c'est le cas on aura un reclassement de dettes, sinon on devra
|
|
penser
|
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que la dette a été payé par le gérant ou que la dette est toujours
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due.
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Cela doit se règler au cas par cas.
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Il faut aborder la régularisation des comptes de charges et des
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produits (comptes 490, 491, 492, ,493) , les dettes supérieures à un
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an échéant dans l'année... (doit être complèté). </sect2>
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<sect2>Les variations de stocks
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<p>En fin d'année, il faut faire l'inventaire du stocks. Soit on a
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plus de marchandise que ce qu'il est
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inscrit dans notre comptabilité, on aura alors une réduction de charge
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(340 à 6094) soit on aura moins de marchandise que
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prévu, dans ce cas il y aura une augmentation des charges (6094 à
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340). (INCOMPLET)
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</sect2>
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<sect2>Compte de l'exploitant
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<p>Certaines dépenses ont été payées par le gérant ou l'administrateur en liquide.
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Donc ces paiements ne figureront pas dans les extraits de compte de la banque.
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La seule façon de faire est d'utiliser les comptes 4890 dans le cas d'une dette envers
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le gérant ou 4160 dans le cas d'une créance sur le gérant.
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Il faut donc solder ces comptes et constater la dette ou la créance.
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</sect2>
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<sect2> Affectation du résultat
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<p>La dernière étape avant le
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bilan: affecter le résultat de l'exercice, que ce soit un bénéfice ou
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une perte. Vous pouvez utiliser l'impression -> bilan pour vérifier,
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il ne peut pas y avoir de différences entre le total du passif et le
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total de l'actif. S'il y en a une, elle correspond souvent à une perte
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ou un bénéfice.
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</sect2>
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</sect1>
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<sect1>Salaire et Compte de gérant
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<p>Le gérant utilisera les comptes 4890 et 4160 pour gérer l'argent
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qu'il prélève ou
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qu'il avance à sa société. Ces comptes peuvent aussi être utilisé lors
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du
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paiement des salaires. Il est important de rappeler qu'en Belgique,
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il est nécessaire
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de payer le précompte professionnel.
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</sect1>
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</sect>
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<sect>Les journaux
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<p> Il existe 4 sortes de journaux
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<itemize>
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<item> Vente regroupant les ventes
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<item> Achat Celui regroupant les achats
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<item> Financier Celui regroupant tous les mouvements financiers (banque, caisse...)
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<item> Opérations divers Et celui regroupant toutes les autres
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opérations (augmentation de bilan, amortissement
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</itemize>
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La première chose à faire quand on crée un journal est de le
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paramétrer correctement
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L'écran est divisé en deux parties, celle du dessus, est utilisée par
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les journaux "Opérations Diverses" uniquement celui
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du dessous pour les autres journaux.<label id="journal_comptable">
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Pour le profil comptable, vous devez mettre un filtre pour les comptes
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visibles au débit ou au crédit
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exemple :
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<verb>
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Postes utilisables journal (débit) 60*
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Postes utilisables journal (crébit) 411* 4000001
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</verb>
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Ceux qui terminent par une étoile reprennent les comptes qui commence
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par l'expression ainsi 411* reprendra 411, 4111, 4112,4113 et
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4114. Vous séparez les différents comptes par un espace.
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En mode utilisateur, il faut cocher les fiches que l'on souhaite utiliser
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dans ce journal mais avec une exception : les journaux d'opérations diverses
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n'utilisent jamais les fiches voir <ref id="journal_od" name="Journaux
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des Opérations diverses">.
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Il vaut mieux ne pas créer plus de 4 journaux par types, c'est-à-dire
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16 au total, il y a à cela deux raisons : la première est que cela
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devient ingérable, la seconde est que l'affichage en mode utilisateur
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serait euh... atroce. Quatre journaux en tout est largement suffisant
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pour les besoins d'une entreprise.
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<sect1> Journal des Achats
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<p>Reprend uniquement les opérations d'achat que ce soit pour l'achat
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de marchandises, de services ou de matériel.
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</sect1>
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<sect1> Journal des Ventes
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<p>Le journal des ventes regroupe les opérations de vente, donc ce que
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vous vendez. En mode utilisateur, c'est très simple: vous devez juste
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ajouter le client, la date et évidemment les articles.
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<p>Les rabais et remises ne sont pas prévues dans la version 1.0.0
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<p>La ligne du bas vous permet de faire des petits calculs rapide
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(exemple: 1+2*3.2)... Ne surtout pas faire (ENTER) !
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</sect1>
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<sect1> Journal Financier
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<p> Uniquement pour gérer les comptes en banque, visa, bref tout ce
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qui est financier (pas les prêts qui devraient être en opération
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diverses mais bien le paiement de ces prêts).
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<p> La date est important, il est important de vous rappelez: on vous
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donne l'ancien solde et le nouveau, vérifiez sur vos extraits que
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cela correspond bien.
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<p> Le commentaire est optionnelle, c'est ce que vous verrez
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apparaître lorsque vous regarderez votre journal.
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<p>Introduisez un montants négatif si vous payez (le compte diminue)
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et un montant positif si vous recevez de l'argent.
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</sect1>
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<sect1> Journal des Opérations diverses <label id="journal_od">
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<p> Reprend toutes les opérations qui ne sont pas comprises dans les autres
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journaux. Ce qui implique les amortissements, les salaires, les produits financiers,
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les dépenses non admises, le paiement de l'impôt, de la tva...
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C'est l'unique journal qui n'utilise pas les fiches. Pourquoi ? Tout
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simplement parce
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que s'il utilisait lui-aussi les fiches, il faudrait faire une fiche
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par poste comptable,
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ce qui serait rapidement ingérable. De plus, les fiches sont là pour
|
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les opérations
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courantes (vente/Achat/banque). Puisque ce journal n'utilise pas les
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fiches, le filtre est
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le même que celui défini pour le mode comptable voir <ref
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id="journal_comptable" name="définition journal">
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</sect1>
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</sect>
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<sect> Les fiches <label id="fiche">
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<sect1>Création d'une catégorie de fiche
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<p>
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Les catégories de fiches sont en fait le rassemblement de fiche
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ensembles, par exemple, les marchandises, les clients, les
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fournisseurs...
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Pour créer une catégorie, cliquer sur Fiche et à droite sur
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création. Vous devez donner le nom de la catégorie et le type de fiche
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que vous voulez.
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La classe de base est le poste comptable parent de vos fiche, ce poste
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doit exister, il faut alors
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cliquer aussi sur "create account for each" qui permet de générer
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automatiquement le poste comptable voulu, ce poste sera
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automatiquement ajouté dans le Plan Comptable. Si cette option n'est
|
|
pas cochée, vous devrez ajouter manuellement le poste comptable et le
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donner explicitement. Si vous ne souhaitez pas que chaque fiche aie
|
|
son propre poste comptable, ne cochez pas l'option et n'ajoutez pas manuellement
|
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le poste comptable. Dans ce cas, ce sera le poste du modèle de fiche
|
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par défaut qui sera utilisé, si vous ne l'indiquez pas ce sera la
|
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classe par défaut de ce type de modèle.
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Pour simplifier :
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<itemize>
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<item>Vous voulez que chaque fiche aie son propre poste comptable et
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vous souhaitez que ce poste soit crée automatiquement : cochez la case
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'Create account for each'
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<item>Vous souhaitez qu'il n'y a pas de poste comptable attaché à
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chaque fiche: ne la cochez pas
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<item>Vous souhaitez qu'il y aie un poste comptable attaché à chaque fiche
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mais pas généré automatiquement: ne cochez pas. Par la suite, ajoutez
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l'attribut 'Poste Comptable' si nécessaire, la plupart des fiches ont
|
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par défaut un attribut 'Poste Comptable,
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|
vous devrez mettre manuellement le poste comptable
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que vous souhaitez pour chaque fiche. Dans ce cas, toutes les
|
|
fiches devront avoir un poste comptable. Sinon ce sera le poste comptable
|
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par défaut qui sera utilisé.
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</itemize>
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<p>Cas spécial: la classe de base "Autre" permet de créer des fiches
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sur mesure, par exemple: liste des employés,
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</sect1>
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<sect1>Création d'une fiche
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<p>
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Quelques attributs à expliquer : Gestion Poste, Prix Achat, Prix de
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vente, Poste Comptable. Vous n'êtes pas obligé de créer une fiche pour
|
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tout, par exemple pour les restaurants, vous pouvez encodez une seule
|
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et unique fiche appelée restaurant.
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<p>Autre : comme plusieur fiches peuvent utiliser le même poste comptable, si on
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modifie le nom d'une fiche cela ne modifiera pas son nom dans le Plan Comptable.
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Attribut spéciaux:
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<itemize>
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<item>Partie fiscalement non déductible : entre 0 & 1, il s'agit de ce que vous
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ne pourrez pas déduire comme charge. En cas d'achat sur cette fiche, le montant
|
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HTVA multiplié par ce que vous avez inscrit ici sera rangé dans les dépenses non
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admises, le poste comptable est celui qui est indiqué dans le Module Paramètre->
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Poste
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<item>TVA non déductible même remarque
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<item>TVA non déductible récupérable par l'impôt idem
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</itemize>
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</sect1>
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<sect>Encodage d'opération
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<sect1> Remarques générales
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<p> La tva est automatiquement mise, on prend celle de la fiche, il n'est
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donc normale que vous ne deviez pas l'encoder. Les prix sont aussi pris dans
|
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les attributs de la fiche mais vous pouvez modifier manuellement.
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<p> En cas de montant négatif, les écritures sont inversées
|
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Exemple
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<verb>
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* Paiement d'une facture (montant négatif) on aura
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fournisseur
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|
à
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client
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* Reprise de marchandise (diminution de vente & tva)
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Tva à payer, vente
|
|
à
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client
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La dette du client diminue
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</verb>
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<p> Il n'est pas possible de modifier un encodage mais vous pouvez
|
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l'annuler.
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Quand vous
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cliquez sur Confirmer soyez sûr de ce que vous faites.
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</sect1>
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<sect1>Achat
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<p> Dans les journaux d'achats, un filtre vous empêchent de faire des
|
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erreurs.
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<p> Si vous ramenez du matériel, vous pouvez soit annuler l'opération
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d'achat, soit utiliser les quantités négatives.
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</sect1>
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<sect1>Vente
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<p> Pour ajouter une vente, cliquez sur nouvelle, puis utilisez les
|
|
boutons pour ajouter les clients, services et marchandises que l'on
|
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vend.
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|
<p> En cas de reprise de matériel, vous pouvez mettre des quantités
|
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négatives - attention : des quantités, pas des prix unitaires-. Le
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|
stock sera automatiquement réadapté pour tenir compte de ce retour de
|
|
matériel.
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|
<p> Pensez à utilisez le dossier "demo" pour faire tout vos tests et
|
|
découvrir PhpCompta.
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</sect1>
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|
<sect1>Opérations financières
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|
<p> En cas de paiement, il faut introduire le montant négatif.
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</sect1>
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<sect1> Opérations Diverses
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<p> Les cartes de crédit :
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|
La visa = changement de créancier : visa paie le fournisseur vous
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payez Visa
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<p> Facture payée par mensualité
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Opération de rapprochement ???
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</sect1>
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</sect>
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|
<sect>Les Rapports<label id="rapport">
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|
<sect1>Introduction
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|
<p> Les rapports permettent de rapidement encoder des rapports.
|
|
Par exemple, le total des ventes, le total encore à payer, la différence
|
|
entre les entrées et les charges... Il n'y a pas vraiment de limite.
|
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|
|
<p> Les rapports permettent d'utilisent des formules (mod,round,*,-)
|
|
sur des soldes de comptes.
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|
<p>Très peu, voire aucun rapport, n'est fourni par défaut, vous devez
|
|
les ajouter vous-même. Pour cela, soit vous regardez dans le
|
|
répertoire contrib/rapport soit vous allez sur le site de phpcompta.
|
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</sect1>
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|
<sect1>Syntaxe
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|
<p>Quelques règles:
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<itemize>
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<item>les postes sont toujours écrits entre crochets;
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|
<item>pour avoir la somme du poste et des sous-poste,
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il faut utiliser le %;
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|
<item>Les soldes sont toujours positifs et vous ne savez pas
|
|
s'ils sont au débit ou au crédit.
|
|
<item>Si vous souhaitez commencer à une autre période pour certains
|
|
compte et donc avoir plusieurs intervalles pour un rapport, vous
|
|
devez utiliser l'option FROM=MM.YYYY (voir exemple). Ce genre d'option est
|
|
très utile pour par exemple les déclarations de TVA.
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</itemize>
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|
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|
<p>
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|
Exemples de formule:
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|
<verb>
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Résultat d'exploitation brute round([7%]-[6%])
|
|
Impot estimé (sans compter les amortissements) ([7%]-[6%])/0.35
|
|
Total des comptes en banque [550%]
|
|
Total TVA récolté depuis janvier 2005 : [4511] FROM=01.2005
|
|
Perte ou profit if ([7%]-[6%]>0)?"Benefice":"Perte"
|
|
</verb>
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|
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</sect1>
|
|
<sect>Sécurité
|
|
<sect1> Remarques
|
|
<p>
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|
PhpCompta a sa propre sécurité, cependant si vous voulez vraiment
|
|
sécuriser votre comptabilité, vous devez prendre en compte qu'il ne
|
|
suffit de sécuriser votre server et phpcompta mais aussi les
|
|
programmes sur lequel le programme s'appuie. C'est-à-dire Apache,
|
|
utilisation de https à la place de http, de PostGresql, de l'utilisation
|
|
des odbc, de l'encryption des backups, de la traque des mots de passe
|
|
trop facile à deviner,... La liste est longue et c'est l'ensemble des
|
|
mesures qui déterminera la sécurité de vos données, il suffit d'une
|
|
seule faiblesse pour que la sécurité soit insuffisante. Le sujet
|
|
est très vaste, il englobe trop de choses. C'est pourquoi nous ne
|
|
traiterons que de PhpCompta uniquement et un tout petit peu de PostgreSql.
|
|
</sect1>
|
|
<sect1> Base de données
|
|
<p>
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|
En tout premier lieu, si vous avez réussi à tout installer, vous
|
|
devez ajouter une sécurité à l'accès de vos database. Donc n'essayez
|
|
pas d'utiliser install.sh quand la sécurité par mot de passe est
|
|
activée !!! Ou alors mettez le mot de passe dans ~/.pgpass de
|
|
l'utilisateur phpcompta
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Dans include/constant.php changer le mot de passe (ligne
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|
phpcompta_password), il contient dany par défaut.
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En tant
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qu'utilisateur postgres, ajoutez un mot de passe à votre utilisateur
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phpcompta avec la commande //
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psql -c "alter user phpcompta password 'votre_mot_de_passe'"
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|
Ce mot de passe est évidemment celui dont on a parlé au paragraphe
|
|
précédent.
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|
|
Ensuite changez le pg_hba.conf, et mettez les lignes suivantes
|
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<verb>
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|
host all all 172.16.31.0 255.255.255.0 md5
|
|
local all all md5
|
|
host all all 127.0.0.1 255.255.255.255 md5
|
|
</verb>
|
|
La première ligne correspond à mon réseau privé.
|
|
|
|
Relancez postgres, voilà maintenant un mot de passe sera toujours
|
|
requis, n'oubliez pas de mettre un mot de passe à vos
|
|
superutilisateurs PostgreSql avant de changer, sinon vous ne pourrez
|
|
plus vous connecter.
|
|
|
|
Ensuite, changer les droits sur le répertoire où sont vos fichiers
|
|
avec chmod 700, attention : le propriétaire des fichiers doit être le
|
|
même que du propriétaire du process httpd, pour vérifier faite ps -ef|grep
|
|
httpd, le propriétaire du processus ttpd se trouve dans la première
|
|
colonne.
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|
Exemple chez moi, le propriétaire est apache
|
|
<verb>
|
|
root@july data]# ps -ef|grep httpd
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root 24540 1 0 22:47 ? 00:00:00 /opt/http2//bin/httpd -k start
|
|
apache 24541 24540 0 22:47 ? 00:00:00 [httpd]
|
|
apache 24542 24540 0 22:47 ? 00:00:00 [httpd]
|
|
apache 24543 24540 0 22:47 ? 00:00:00 [httpd]
|
|
apache 24544 24540 0 22:47 ? 00:00:00 [httpd]
|
|
apache 24545 24540 0 22:47 ? 00:00:00 [httpd]
|
|
root 24555 23968 0 22:56 pts/0 00:00:00 grep httpd
|
|
|
|
</verb>
|
|
</sect1>
|
|
|
|
|
|
<sect1> PhpCompta
|
|
<p>
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|
Dans PhpCompta, le module de sécurité permet d'établir quel
|
|
utilisateur peut accéder à quel dossier, ce qu'il peut y faire,
|
|
les journaux qu'il peut accéder... Chaque fois qu'une page est chargée,
|
|
le mot de passe et le login utilisateur sont vérifiés pour savoir si
|
|
primo il a accès a ce qu'il demandé à faire et secundo si son compte
|
|
est actif et que le mot de passe fourni est valide. Ces valeurs sont
|
|
stockés sur le server. Peu de système vérifie aussi souvent les
|
|
permissions d'un utilisateur. Evidemment utiliser le cache de
|
|
l'explorateur pour découvrir ces informations est une perte de
|
|
temps, utiliser son historique pour accéder à vos données ne
|
|
fonctionnera pas non plus.
|
|
|
|
<p>Pour ajouter un utilisateur, vous devez tout d'abord avoir les droits
|
|
admin et créez l'utilisateur. A ce moment-là, il n'a accès à rien du
|
|
tout. Il faut ensuite se connecter à un dossier sur lequel vous avez
|
|
des droits admin et l'ajouter, par défaut il ne peut rien faire. A
|
|
vous de spécifier ce qu'il peut accéder et son droits par défaut
|
|
(écriture ou lecture). De cette façon, un utilisateur (sauf avec des
|
|
droits admin ) ne peut pas accéder à des nouveaux dossiers. Chaque
|
|
accès doit être donné explicitement.
|
|
|
|
<p>Dans un dossier, un utilisateur a toujours un droit par défaut. Si par
|
|
exemple, son droit par défaut est de lire il pourra lire tout
|
|
ce qu'il veut et écrire uniquement dans ce qui a été explicitement
|
|
permis. Si son droit par défaut est d'écrire, c'est l'inverse, il
|
|
pourra écrire partout sauf là ou est explicitement il ne peut
|
|
qu'écrire. Le sens d'écrire dans ce contexte-ci doit se comprendre
|
|
comme la capacité à pouvoir ajouter ou modifier des informations.
|
|
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|
</sect1>
|
|
</sect>
|
|
<sect> Gestion de stock
|
|
<p> Pour toutes les marchandises dont vous voulez gérer le stock, il
|
|
faut ajouter l'attribut gestion de stock, vous devez y mettre un code,
|
|
et exactement le même code dans sa contrepartie. Les mêmes
|
|
marchandises ont toujours deux fiches : l'une pour la vente et l'autre
|
|
pour l'achat, la seule façon de lier ces fiches est de leur donner le
|
|
même code de stock.
|
|
|
|
<p>Bien faire attention à ce code, il doit être le même pour les fiches
|
|
achats et ventes de la même marchandise, si vous utilisez ce code
|
|
stock pour deux différentes marchandise, vous ne serez plus en mesure
|
|
de faire la différence entre ces 2 marchandises dans le stock.
|
|
|
|
<p>Les achats et les ventes vont
|
|
automatiquement mettre le stock à jour si on fait ces opérations dans
|
|
les journaux achats et ventes uniquement.
|
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|
<sect1> Gestion de stock
|
|
<p> A terminer
|
|
|
|
</sect1>
|
|
</sect>
|
|
<sect> Rapprochement
|
|
<p>Vous pouvez lier des opérations entre elles,
|
|
en général ce seront des paiements qui correspondent à des
|
|
factures. Ce n'est pas obligatoire, c'est là uniquement pour vous
|
|
permettre de mieux voir ce qui concerne quoi.
|
|
|
|
<p>Les rapprochement ne se font pas forcément dans le même journal,
|
|
par exemple un paiement sera dans le journal financier mais sera lié à
|
|
une opération de vente (journal de vente) ou d'achat (journal
|
|
d'achat).
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|
|
|
<p> Le point important est que dans la petite fenêtre montrant les
|
|
détails, vous pouvez spécifier si la facture est ou non payée, cela
|
|
vous permettra de savoir en temps réelle, ce qui est déjà payé et ce
|
|
qui ne l'est pas, cette possibilité n'existe que pour les journaux de
|
|
type vente et achat.
|
|
|
|
</sect>
|
|
<sect> Centralisation
|
|
<sect1>Définition
|
|
<p> La centralisation est l'opération comptable qui consiste à
|
|
regrouper les différents journaux comptables dans le grand livre.
|
|
</sect1>
|
|
<sect1>Méthode
|
|
<p> Cette opération n'est pas réversible.
|
|
|
|
<p> Tout d'abord, vous devez clôturer les périodes, une période
|
|
clôturée est une période où il ne sera pas possible d'ajouter ou de
|
|
modifier quoi que ce soit, d'ailleurs, il vaut mieux toujours mieux
|
|
clôturer une période avant de faire la déclaration TVA. Cela empêche
|
|
les erreurs.
|
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|
<p> Ensuite, vous pourrez centraliser. Pour l'instant, la clôture des
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périodes se fait par : "Paramètre -> période" et la
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centralisation se fait par le menu "Avancé -> Centralise".
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</sect1>
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</sect>
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<sect>Domaines
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<sect1>Définition
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<p> Ils est possible d'avoir phpcompta installé plusieurs fois
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sur votre machine dans des "virtual host" différents; mais si vous
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le faites, vous remarquerez que
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les différentes sites phpcompta (virtual host) accèdent les
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mêmes bases de données.
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<p> Pour éviter cela on utilise les domaines. Les domaines sont
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donc l'ensemble des bases de données pour un virtual host donné,
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cela comprend non seulement le repository mais aussi les bases
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de données contenant les dossiers et les modèles.
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<p>Le domaine sera matériellement
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concrétisé par un préfixe pour vos bases de données. Donc chaque
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application PhpCompta aura ses propres bases de données.
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</sect1>
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<sect1>Mise en place
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<p> Pour utiliser les domaines, il suffit de retrouver la ligne
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<verb>
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define ("domaine","");
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</verb>
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dans le fichier include/constant.php et de la transformer en
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<verb>
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define ("domaine","mon_domaine");
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</verb>
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Attention: comme cela sert à nommer les bases de données, les limitations
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sont les mêmes que celle des noms de bases de données : pas d'espace, de point
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virgule,...
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</sect1>
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<sect1>Utilisation
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<p>L'utilisation des domaines est tout-à-fait invisible pour l'utilisateur
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et pour l'application. Le seul véritable changement est que les noms
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de base de données sont différents.
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<p>Chaque "virtual host" d'apache accèdera donc à son propre système
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de base de données.
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</sect1>
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</sect>
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<sect> Exemple
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<sect1>Ouverture de compte
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<p>
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En débit d'année, il faut réouvrir les comptes si on ouvre un nouveau dossier
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ou les ouvrir en commençant une activité.De toute façon, il faudrait régulariser certains
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compte
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1 janvier
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Pierre lance une société dont le capital est de 18200 euros, dont
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seulement 6100 euro sont libérés et mis sur un compte en banque
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Opération diverse ->
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débit banque 6100 euros
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débit capital non appelé 12100
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à crédit capital souscrit 18200
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</sect1>
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<sect1> Quelques factures
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<p>5 janvier
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Pierre paie le loyer (400 euro) à son propriétaire par banque, prendre
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le journal achat
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<p>7 janvier
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Pierre paie l'eau et le gaz (250 euros + 21%tva), cliquez sur le
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bouton new pour créer les fiches manquantes
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<p>15 janvier
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Extrait de compte banquaire: on voit le paiement du loyer du 5 janvier
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<p>17 janvier
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Banque : on voit les paiements du 7 janvier
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encoder dans le journal financier, ne pas oublier le rapprochement
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<p>21 janvier
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Vente : vend 15 pièces de l'article A, paiement par banque
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<p>26 janvier
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Banque : on voit les paiements du 15 janvier
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encoder dans le journal financier, ne pas oublier le rapprochement
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<p>31 janvier
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Banque : le client nous a payé pour la facture du 21
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encoder dans le journal financier, ne pas oublier le rapprochement
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</sect1>
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</sect>
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<sect>Trucs et astuces
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<sect1>Ouvrir plusieur fenêtres
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<p>
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Vous pouvez toujours ouvrir plusieurs fenêtres. C'est très utile, par
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exemple dans le cas ou vous encodez une OD mais un poste comptable manque
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vous pouvez l'ajouter dans une autre fenêtre puis reprendre la fenêtre
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où vous travailliez, le poste comptable est maintenant disponible.
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</sect1>
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</sect>
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<sect> Le module de comptabilité
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<p> Après toute cette théorie, il est temps d'apprendre à utiliser
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PhpCompta
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<sect1>Journaux
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<sect2>Grand Livre
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</sect2>
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<sect2>Entrée
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</sect2>
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<sect2>Vente
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</sect2>
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<sect2>Dépense
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</sect2>
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<sect2>Financier
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</sect2>
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</sect1>
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<sect1>Recherche
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</sect1>
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<sect1>Fiche
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<p>C'est ici que vous pourrez ajoutez des fiches mais aussi ajouter
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des nouveaux attributs aux fiches voir <ref id="fiche" name="fiche">
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</sect1>
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<sect1>Impression
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<sect2>Journaux
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</sect2>
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<sect2>Poste
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</sect2>
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<sect2>Fiche
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</sect2>
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<sect2>Rapport
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</sect2>
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<sect2>Balance des comptes
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</sect2>
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<sect2>Bilan
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</sect2>
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<sect2>Liste Assujetti
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</sect2>
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</sect1>
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<sect1>Avancé
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<sect2>Journaux
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</sect2>
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<sect2>Période
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</sect2>
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<sect2>Centralise
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</sect2>
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<sect2>Plan Comptable
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</sect2>
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<sect2>Stock
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</sect2>
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<sect2>Rapport
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</sect2>
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<sect2>Import Banque
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</sect2>
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<sect2>Ecriture d'ouverture
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</sect2>
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</sect1>
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</sect>
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<sect>Le module de gestion
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<p> Le module de gestion, comprend en partie la comptabilité et
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surtout le suivi des clients, fournisseurs,... Il permet aussi la
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création de facture, de documents qui peuvent être généré.
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<sect1> Menu : clients
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<p> En sélectionnant cette option, vous allez directement voir la
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liste des clients que vous avez. En cliquant sur le premier élément de
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la colonne, vous pourrez modifier la fiche client.
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<p>Dans la 3ième colonne, vous avez les actions
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<itemize>
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<item> C pour avoir la liste des contacts
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<item> A pour accèder à toutes la correspondance avec ce client
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<item> F pour accèder à toutes les factures au nom de ce client
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</itemize>
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</sect1>
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<sect1> Menu Facture
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<p> Par défaut le premier journal est ouvert, et vous propose
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d'encoder une facture, cela se passe dans la même façon que dans le
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module de comptabilité sauf que vous pouvez ici générer une facture et
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l'imprimer.
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<p> Pour ajouter des modèles de facture, il faut aller dans le module
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Paramètre<ref id="parametre" name="Module Paramètre">.
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</sect1>
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<sect1>Menu Dépense
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<p> Exactement comme dans le module comptable
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</sect1>
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<sect1> Contact
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<p> Dans une companie ou dans une administration, vous pouvez avoir
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plusieurs personnes de contact, dans ce cas vous utiliserez les fiches
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contacts.
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</sect1>
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<sect1>Administration
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<p>Administrations des finances ou une autre, vous avez besoin de
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suivre le courrier que vous entretenez avec eux. Que ce soit pour
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charger les documents que vous envoyez ou que vous recevez, il vaut
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toujours mieux garder une trace de toute vos communications avec eux.
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</sect1>
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<sect1>Suivi Courrier
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<p>
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</sect1>
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</sect>
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<sect>Module Paramètre <label id="parametre">
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<sect1>Société
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<p>Ici vous indiquez les paramètres de votre société, nom,
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adresse... Cela sera réutilisez dans divers endroits.
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</sect1>
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<sect1>Devise
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<p>Pas vraiment utile, vous donne la possibilité de charger les cours
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de monnaie.
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</sect1>
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<sect1>TVA
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<p> Dans cette page-ci, vous pouvez
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paramètrer correctement votre tva, vous pouvez ajouter ici des taux de
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tva, de complèter la description et surtout de paramètrer les postes
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comptables qui doivent utiliser la tva. Ces postes sont séparés par
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des virgules, le premier est la tva sur les achats qui doit être
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récupéré et le second est la tva sur les ventes qui doit être payée.
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<p>Ces postes seront utilisés automatiquement avec les opérations de
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vente et d'achat.
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</sect1>
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<sect1>Poste Comptable
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<p>Paramètrage de certains poste comptable qui sont utilisés à d'autres
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endroits du programme, vous pouvez les modifier mais assurez-vous
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qu'il existe déjà dans votre Plan Comptable
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</sect1>
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<sect1>Fiche
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<p>Quand vous créez une nouvelle fiche, ou vous demande sur quel
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modèle, vous voulez vous baser. Ce sont ces modèles qui peuvent être
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modifiées ici.
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<p>C'est un paramètrage assez délicat, il faut mieux ne pas
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le modifier si vous n'êtes pas sur de ce que vous faites.
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<p>Pour l'instant, il n'est pas possible d'ajouter des fiches, sauf en
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ajoutant des données dans les table fiche_def_ref et attr_min, il faut
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voir avec la doc. développeurs pour cela
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</sect1>
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<sect1>Sécurité
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</sect1>
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<sect1>Document <label id="document">
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<p>
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</sect1>
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</article>
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